Multas por usar Whatsapp dentro de empresas y asociaciones

"El número de teléfono, el estado, la fecha y hora de conexión e incluso la foto de perfil son considerados datos personales y privados, con lo que su utilización supone un incumplimiento de las obligaciones de las empresas ante la protección de datos de sus empleados", según explica Marco Van Melzen, director general de Speakap en España.

"Uno de los grandes problemas de redes sociales como WhatsApp está en la seguridad del canal. El almacenamiento de estos datos se hacen en servidores extranjeros sobre los que la empresa no tiene acceso", añade esta compañía, que ha desarrollado una aplicación de comunicación interna.

Riesgos

Además, indica esta compañía tecnológica, "la empresa pierde el control sobre la información que se intercambia, especialmente en caso que el trabajador abandone la organización o pierda su teléfono".

“Muchos de los problemas del uso de estas aplicaciones por las empresas está el uso del terminal como algo personal”, indica.

Por otra parte, más allá de los problemas de seguridad y privacidad, la nueva Ley de Protección de Datos también determina que el uso de aplicaciones como WhatsApp puede incurrir en situaciones de horas extras, por la escasa separación del espacio personal y el profesional.

“Al usar canales personales, el trabajador podría recibir información de trabajo fuera de su horario laboral”

Una solución para las empresas es usar aplicaciones de comunicación interna. Speakap, por ejemplo, permite filtrar la información antes de ser enviada, y elegir qué datos, horas de recepción o qué usuario recibe un tipo de notificación concreta. “Se trata de que cada trabajador reciba justo la información necesaria para su día a día y en el momento preciso”, explica esta compañía.

Consejo jurídico

Según explica el abogado Xavier Ferretjans, especialista en nuevas tecnologías del bufete Monlex Hispajuris, es cada vez más habitual encontrarse con empresas turísticas que están usando Whatsapp a nivel interno, sin ser conscientes de las multas a las que se exponen.

"En estos casos, recomendamos que se incluya una cláusula especial y que el empleado dé el consentimiento expreso para recibir mensajes a través de estas populares aplicaciones, incluso regulando aspectos como los horarios", indica Ferretjans.

Asociaciones, colegios profesionales y entidades que envían whatsapps a los móviles de sus asociados también pueden ser multadas

"Esto también se extiende a las comunicaciones que hacen colegios profesionales o asociaciones empresariales con sus asociados: aquí también es necesario pedir un consentimiento expreso para poder usar Whatsapp u otra aplicación de mensajería similar. Porque si no, te estás metiendo en una esfera totalmente personal", explica este abogado.

"Utilizar el WhatsApp no debería estar permitido sin consentimiento previo. Ya nos hemos encontrado casos de asociados que se rebotan porque la entidad de la cual son miembros le está enviando whatsapps sin haberles solicitado permiso".

Móvil de empresa

Sin embargo, la necesidad de contar con una autorización expresa para recibir whatsapps sólo se aplica para los móviles personales.

"En los móviles de empresa es diferente. Si una empresa facilita a un empleado un móvil, eso se considera una herramienta de trabajo, con lo cual aquí no es necesario pedir permiso. El móvil de empresa es un activo que está bajo unas instrucciones empresariales y el empleado tiene acceso a esos activos pero con unas directrices".

Horarios

Pero aún tratándose de móviles de empresa, otra cuestión es la relativa a los horarios. ¿Se pueden enviar mensajes por WhatsApp fuera de la jornada laboral? Llegado el caso, un empleado está en su derecho de apagar esa herramienta al finalizar su trabajo.

Aunque eso no siempre es fácil. Y algunos países europeos como Francia ya han incluido en su legislación laboral el llamado "derecho a la desconexión".

No obstante, ese derecho a no ser molestados con whatsapps o emails una vez ha finalizado la jornada laboral es simplemente una regulación voluntaria para empresas de más de 50 empleados.