Experiencia, tecnología y personalización, claves del éxito en corporativo

La experiencia del asistente, epicentro del evento

En un panorama en el que la industria crece de forma paulatina y estable y aumenta el gasto dirigido a eventos por parte de las compañías de todo el mundo, los profesionales del sector buscan de forma continua la mejora de la experiencia del asistente y la búsqueda de nuevas fórmulas para el engagement del mismo. Con la irrupción de la generación millennial en las compañías, existe un foco muy concreto puesto en este grupo de población, que se presenta como un público muy exigente y que busca la exclusividad en fórmulas diferentes. El organizador de eventos ha encontrado, por ejemplo, una buena opción en los hoteles boutique, capaces de dar una experiencia más diferenciada y reservada tan sólo a unos pocos.

El poder de la comunicación

A la hora de buscar que el asistente viva una experiencia única y genuina, la estrategia de comunicación se convierte, cada vez más, en un pilar central. El evento gira, cada vez más, en torno a un concepto creativo que impregna cada elemento implicado en la celebración del evento, así como en el pre y post evento. Los expertos coinciden en que este punto es crítico, especialmente en el caso de las audiencias más jóvenes.

La tecnología, al servicio del engagement

Realidad virtual, inteligencia artificial, uso de drones, robótica o tecnologías para el reconocimiento facial son algunas de las tecnologías que los meeting planners están incorporando, cada vez más, al diseño y gestión de eventos. El uso de tecnología para realizar reuniones virtuales es más común en Asia Pacífico y América Central y del Sur, donde los participantes señalan que, para cierto tipo de eventos, el uso de este tipo de tecnologías puede suponer un importante ahorro de costes. En el otro lado se encuentra Europa y Norteamérica, donde el “cara a cara” continúa siendo la opción preferida, independientemente del tipo de evento del que hablemos, para estrechar lazos y mejorar el grado de engagement de los participantes.

Por su parte, el uso de las apps móviles continúa ganando protagonismo en todas las regiones. Los expertos consultados en Norteamérica anticipan casi un 3% de aumento en el uso de apps en el marco de sus eventos corporativos durante 2019, seguida de América Central y del Sur (2,4%), Asia-Pacífico (2,1%) y Europa (1,8%).

Entre las ventajas que supone el uso de una app, hay notables diferencias entre los profesionales de la industria por regiones. En Norteamérica y Europa destacan la posibilidad de compartir agendas y la posibilidad para mandar mensajes o recordatorios a los asistentes. Por su parte, en América Central y del Sur valoran más la obtención de datos valiosos para el meeting planner a la hora de evaluar el evento y elaborar los informes de reporting.

Personalización, de principio a fin

Cada fase del evento presenta múltiples oportunidades para conseguir una experiencia “a medida” adaptada a cada participante, desde la invitación al evento hasta la encuesta de satisfacción post-evento, pasando por las comunicaciones por mail, el contenido de la app, el sistema de registro o las agendas. Asimismo, los expertos prevén un auge de sistemas de automatización que permitan mejorar el envío personalizado de comunicaciones al asistente en base a su comportamiento. La tecnología de reconocimiento facial, por ejemplo, ofrecerá múltiples ventajas y será usado como una herramienta útil en el proceso de registro, pero, con el tiempo, también permitirá opciones más ambiciosas, como monitorizar las emociones de la audiencia.

El auge del programa de gestión de eventos

El valor estratégico creciente que perciben las compañías en los eventos corporativos hacen que éstas se planteen, cada vez más, el hecho de contar con un programa de gestión de eventos donde se centralicen presupuestos, políticas de Compliance, protocolos de seguridad, protección de datos, transparencia, optimización de costes, etc. Asimismo, la reciente entrada en vigor de la GDPR también está acelerando la adopción de una política formal para la gestión de eventos, según subrayan los expertos participantes en el estudio.