Meeting Design, nueva tendencia en MICE

La clave, según ha explicado Francisco Quereda, es que “el diseño de la reunión, agenda o programa tiene en cuenta los intereses del organizador, pero también se consulta a los asistentes, pues habrá intereses comunes pero también diferentes. Se realizan por tanto entre ocho y 12 entrevistas a los futuros participantes y en función de sus resultados se diseña el programa”.

El resultado: jornadas sin ponentes y con montaje circular, actividades de Responsabilidad Social Corporativa, nuevos formatos como el ‘walking meeting’ o el ‘open space’, sesiones de crowdsourcing, preparación de candidaturas para eventos reales, incluso una jornada de running antes de comenzar el congreso.

El Capítulo Ibérico de ICCA contó para ello con la colaboración de la empresa MindMeeting, que el pasado mes de noviembre ya comenzó con los trabajos preliminares para diseñar el programa científico y educacional con el objetivo de incorporar el contenido que demandaban los participantes con un diseño, en palabras de Quereda, “más transparente y dinámico, dando como resultado una asamblea más productiva. Hemos logrado, en día y medio de reuniones, no tener ni un solo ponente ni un PowerPoint en la pantalla”.

La encuesta de satisfacción confirma los buenos resultados de este nuevo formato.

En lugar de ello, como explica el director de Málaga Convention Bureau, “se aúna el conocimiento de todos los participantes, que trabajaron en equipo para realizar dos casos prácticos de candidaturas de clientes reales, la Sociedad Española de Geriatría y el laboratorio Novartis, lo que fue muy valorado por los participantes”.

Prueba de ello es que en la encuesta de satisfacción realizada con posterioridad, además de recoger un porcentaje más elevado de respuestas de lo que suele ser habitual, obtuvo un resultado muy positivo, con entre un 70% y un 80% de los participantes que consideró el encuentro muy bueno o excelente.

Éste es un indicador, según Francisco Quereda, de que “las empresas privadas y también los Convention Bureaux demandan hacer algo diferente para sus reuniones y eventos. Ésta era la primera vez que el Capítulo Ibérico del ICCA lo aplicábamos, pero ya la Asociación fue pionera en ejecutar este tipo de actividades en su reunión anual mundial que tuvo lugar en Buenos Aires”.

En su opinión, “es una tendencia incipiente pero que va a más porque ya las empresas no sólo demandan destinos diferentes, sino también aplicar la innovación a nuevos contenidos para sus convenciones y congresos, con el fin de que el cliente tenga una experiencia positiva, tanto social como educacional”.

Competencia internacional

En este sector tan competitivo los destinos españoles tienen que competir con otros internacionales que están jugando muy fuerte. Es el caso de Copenhague que, como destaca Quereda, “está posicionándose entre los primeros en nuevas maneras de hacer reuniones, reuniones diferentes en un destino sostenible”.

España no le va a la zaga: “Intentamos aplicar nuevos formatos innovadores en MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos), porque la creatividad marca tendencia. Aún queda mucho por hacer, pero estamos en el camino correcto”, concluye.