El gasto en reuniones caerá un 1,8% en Europa en 2014

Reino Unido y Alemania, seguramente, serán la excepción ya que se espera un aumento del gasto en todas las categorías mencionadas, al tener economías relativamente más fuertes que el resto de países.

Según Michael Schuller, vicepresidente de American Express Meetings & Events en Europa, “Si bien sigue habiendo retos por superar, hay señales de recuperación económica en ciertos mercados europeos, como en Reino Unido y Alemania, en los que vemos optimismo en todas las categorías de reuniones. De hecho, con la excepción de Francia, los resultados del estudio de 2014 demuestran un optimismo en todos los países europeos, en comparación con las previsiones de 2013.

“Mientras que las reuniones cara a cara a nivel global siguen considerándose una herramienta importante para los negocios, se espera un aumento en la demanda de las reuniones locales a medida que las empresas buscan aprovechar al máximo los presupuestos restringidos y reducir el tiempo fuera de la oficina.”

En Norteamérica, cerca de la mitad de los planificadores de reuniones encuestados esperan un ligero incremento en el número de reuniones que se organizarán en 2014, (1,5 % del total de la región). Se estima que el número de asistentes aumente ligeramente, ya que las empresas tratarán de maximizar el valor total que aporta cada evento y reducir el coste medio por participante.

La región de Asia Pacífico parece disminuir tras dos años de previsiones positivas, y se espera que se experimente un ligero descenso en el número de reuniones en la región,(1,2 %). Además, se espera que Asia Pacífico tenga la mayor caída de todas las regiones en el gasto total de empresas en la organización de reuniones, (3,6%), a medida que la región tiende hacia la implementación de un mayor control de gastos. Los organizadores de reuniones de esta región también prevén un declive del 2,4 % en el número de asistentes por reunión.

Hay previsiones optimistas en casi todos los países europeos. Imagen Shutterstock.

En América Central y América del Sur, se espera que el número total de reuniones en la región se mantenga sin cambios, mientras que el gasto total de las empresas disminuirá ligeramente en un 1,4%. Se verá un ligero aumento en el número de asistentes de las reuniones en la región. En Argentina, la posible subida de impuestos en las compras realizadas fuera del país, junto con los principales eventos deportivos de Brasil programados para el próximo año, jugarán un papel decisivo en un probable aumento de la actividad de reuniones locales en la región.

“De cara a 2014, las reuniones y los eventos seguirán siendo probablemente actores clave para las empresas con el fin de alinear sus objetivos estratégicos de negocio y comunicarse de manera eficaz con sus empleados, clientes y socios en todo el mundo”, comenta Issa Jouaneh, vicepresidente y director general de American Express Meetings & Events. “En un entorno de presupuestos ajustados y procesos de aprobación restringidos, las empresas de todas las regiones están revisando sus estrategias con el objetivo de lograr el cumplimiento de políticas, aumentar la eficiencia y controlar los costes.”

“Los organizadores de reuniones también están probando como utilizar los canales de redes sociales para crear programas de mayor calidad y involucración que consigan cubrir mejor las necesidades de los asistentes. El futuro será verdaderamente emocionante para la industria de Meetings & Events a medida que se irá transformando la inversión y la gestión de la experiencia a través de la incorporación de los canales digitales”, añadió Jouaneh.

Las previsiones para 2014 de American Express Meetings & Events revelan que, por segundo año consecutivo, Londres ocupará el primer lugar en Europa como destino de reuniones, seguido de París, según los resultados de la encuesta. De nuevo, Barcelona, Ámsterdam y Bruselas están entre los cinco destinos más demandados para la realización de reuniones en Europa.

Tendencias globales en la planificación de reuniones

Los planificadores de reuniones que contestaron a la encuesta de American Express Meetings & Events identificaron para 2014 las siguientes tendencias y expectativas en todas las regiones:

• Aumentando la interacción a través de Redes Sociales y Aplicaciones –Según un estudio de “Our Mobile Planet” de Google, desde 2012 la penetración de smartphones ha incrementado en 10 puntos porcentuales en la mayoría de las regiones, y el uso diario de las redes sociales también está aumentando. Para 2014, las previsiones de American Express Meetings & Events auguran un ligero ascenso en todas las regiones del uso de las redes sociales en las reuniones, debido al uso cada vez mas extendido de las aplicaciones móviles y las redes sociales no solo en la vida personal sino también en la vida profesional. Con el incremento de la aplicación de la tecnología para reuniones, los planificadores de reuniones han mostrado un mayor interés en el uso de aplicaciones móviles, y el deseo de entender su utilización en sus reuniones. Actualmente las empresas están en el proceso selección de las herramientas adecuadas y de proveedores de estas aplicaciones para sus reuniones. En general, los planificadores de eventos se sienten cada vez más presionados a utilizar redes sociales y aplicaciones móviles antes, durante y después del evento, como una forma de extender la comunicación y conectar entre sí a los asistentes, con el fin de maximizar el tiempo dedicado a la reunión y crear oportunidades para incrementar la involucración de los participantes.

• Continúa la tendencia de control de presupuestos de reuniones locales y regionales– Como el presupuesto de las reuniones seguirán siendo difíciles de cerrar, una tendencia clave para los organizadores de reuniones en 2014, es la demanda de reuniones locales. Estos revelaron que las empresas organizarán reuniones en su región y/o aprovechando sus propias instalaciones. El cumplimiento de políticas de empresa, el coste y el tiempo invertido en viajes son las principales catalizadoras de esta tendencia, ya que las empresas seguirán buscando formas alternativas para controlar los costes y reducir el tiempo fuera de la oficina.
  
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• Cada vez será más difícil conseguir las aprobaciones para celebrar reuniones - Se prevé que el proceso de aprobación para celebrar reuniones sea cada vez más riguroso y difícil de conseguir en todas las regiones, tanto por los retrasos previstos como por el cambio de enfoque hacia exigir una mayor rentabilidad en reuniones externas. Suelen ser los directivos quienes a menudo tienen que aprobar los programas de reuniones cuando el presupuesto es más alto del normal y por encima del número habitual de asistentes. Esto retrasa aún más el proceso de aprobación.

• Tarifas de grupos – Para optimizar costes en 2014, los organizadores de reuniones también incorporarán tarifas para grupos en sus programas de reuniones estratégicos. Se verá un ligero aumento de las tarifas para grupos tanto de hotel como de vuelos con respeto a las tarifas de 2013. A medida que los organizadores de reuniones sean más conscientes de las ventajas en el coste y la flexibilidad que permiten estos tipos de tarifas, éstas obtendrán mayor peso en el proceso de la planificación de eventos.

• Localizaciones no-tradicionales – Los profesionales de la industria que fueron entrevistados para el Forecast de Meetings & Events de American Express de 2013 ya indicaron que buscaban ubicaciones menos tradicionales para las reuniones, tales como localizaciones exteriores, universidades y acuarios. Los resultados de la encuesta de 2014 prevén tendencias similares, siendo Europa y Asia las regiones que más favorecen esta tendencia, con un incremento del 2,5 % en el uso de este tipo de espacio. En Norteamérica, el uso de locales poco tradicionales está previsto que aumenté como resultado de una mayor preferencia por locales de moda y originales lugares para la celebración de eventos promocionales.

Las conclusiones realizadas por American Express Meetings & Events, se han extraído de un amplio estudio con una recopilación importante de datos relacionados con la celebración de reuniones y eventos corporativos , además de entrevistas en profundidad con profesionales del sector, incluyendo planificadores de reuniones, compradores y cadenas hoteleras en todo el mundo .