Transparencia en la negociación, clave para el sector corporativo en 2017

Las empresas con un presupuesto medio o alto para viajes recurren cada vez con más frecuencia a las RFPs (Request for Proposal), una especie de pliego de condiciones que envían a sus proveedores para recabar sus propuestas económicas. El último trimestre del ejercicio suele ser la época para este proceso y el objetivo para 2017 se centra, además del ahorro, en garantizar la transparencia y la calidad del servicio, según constatan los gestores de viajes de Forum Business Travel.

“Independientemente del volumen de compra, las RFPs se han convertido en un instrumento muy útil para conocer mejor lo que está ocurriendo en el mercado”, apunta Javier Amigo, gestor de Compras de Campofrío. Según su experiencia, las empresas están aumentando la complejidad de estas peticiones y extendiéndolas a más proveedores, no solo a los habituales, para contar con más elementos de comparación.

Gracias a estas licitaciones, las negociaciones con las compañías aéreas, las cadenas hoteleras, el alquiler de vehículos o las agencias de viajes son ahora más rápidas y eficientes, tras haberse automatizado la recogida de información y propuestas. Como indica Raquel Vaquero, travel manager de Gestamp Services, “la tecnología es sinónimo de evolución en el entorno de compras, pero no hay que descuidar el factor humano”.

Aunque las RFPs son herramientas de gran utilidad, no llegan con la misma efectividad a todos los proveedores en el segmento del Business Travel. Las relaciones con las agencias, por ejemplo, resultan más complicadas debido a la diversidad de servicios que prestan. “En el caso de las compañías de rent-a-car, el problema está en llegar a acuerdos sobre los extras y en todos los países donde operan”, señala Silvia Magdaleno, consultora de Squeeze Travel. También llama la atención sobre la resistencia de las alianzas aéreas a pactar condiciones de forma conjunta.

El futuro de estas herramientas de negociación pasa por integrar todos los elementos asociados a los desplazamientos, desde la gestión del taxi, hasta los restaurantes. Para Miguel Dalmau, jefe de Compras de la Universidad de Barcelona, la clave está, sobre todo, en “buscar el equilibrio entre la satisfacción del usuario viajero y la inversión de la empresa”.

Charles de Bonnecorse, director de Ventas para España de American Express Global Business Travel, recalca la misma idea: “el lanzamiento de RFPs sobre viajes es una excelente oportunidad para las empresas de incluir mejoras en los procesos, revisar política de viajes e incorporar las necesidades actuales y próximas de la compañía. No debería entenderse únicamente como un tema de ahorros, sino de alcanzar un equilibrio entre el servicio requerido y la inversión destinada”.