Asia-Pacífico, única región que crecerá en congresos en 2013

Por su parte, en Norteamérica se espera que se mantengan los niveles del 2012 por la incertidumbre económica, mientras Europa podrá experimentar un retroceso tanto del número de eventos como del gasto esperado, debido a la continua crisis de la zona euro y la inestabilidad política en ciertos mercados. En Latinoamérica, se podría producir un ligero descenso, especialmente en el gasto esperado, debido a la disminución del presupuesto disponible para estas actividades.

Issa Jouaneh, vicepresidente y director general de American Express Meetings & Events, considera que “aunque las empresas consideran que este tipo de encuentros son clave para mantener el crecimiento de su negocio, está claro que actúan con más prudencia debido al actual entorno económico.” Issa Jouaneh cree que “para maximizar la rentabilidad de sus inversiones, las empresas se han concentrado en conseguir una claridad absoluta en los gastos y asegurar la máxima transparencia, con el fin de tener una coherencia entre la finalidad de estos encuentros y las personas que asisten. De esta forma se establecen criterios más concretos para medir los resultados alcanzados.”

En número de encuentros la previsión es que en Asia-Pacífico aumenten un 6,4%, mientras que en Europa caen un 2,3%, en Norteamérica se quedan igualados a 2012 y el América Central y del Sur caen un 1,1%. En el caso del gasto, aumenta un 4,2% en Asia y cae en Europa un 6%, en Norteamérica un 1% y un 3,5% en Sudamérica y Centroamérica.

Los profesionales de la industria de todas las regiones destacan las dificultades presupuestarias a afrontar, por lo que prefieren esperar a conocer la cuenta de resultados de sus empresas antes de comprometer fondos para reuniones y eventos. El resultado es una clara tendencia de cambio hacia eventos más locales. Esta tendencia también provocaría un incremento en el precio de reservas de hoteles y aviones para grupos excepto en Europa, donde las previsiones apuntan a un retroceso tanto en el número de eventos como en el gasto previsto. Esto podría influir en que los precios hoteleros se mantengan y que las tarifas aéreas crezcan menos que la media global.

Barcelona, uno de los destinos preferidos

El informe elaborado por American Express Meetings & Events también analiza cuales son las ciudades preferidas para organizar congresos y eventos. En Europa, Barcelona ocupa el cuarto lugar en las preferencias de las empresas, por detrás de Londres, París y Amsterdam. A nivel mundial, además de Londres en Europa, los destinos más demandados son Orlando (Norteamérica), Shanghai (Asia-Pacífico) y la Riviera Maya y Cancún (América Central y del Sur).

Más reuniones y eventos locales

Para mantener el ritmo de encuentros en un entorno de caída del presupuesto, las empresas celebrarán los eventos más cerca para reducir costes. Así, tendrán lugar más frecuentemente en el mismo país e incluso en la misma región donde la empresa esté presente. Además, también se pueden celebrar en lugares alternativos y diferentes que generan un ahorro de costes adicional.

Otra tendencia es la búsqueda de seguridad y estabilidad: se ha acrecentado la necesidad de ofrecer un marco estable y seguro a la hora de organizar eventos y reuniones en lugares inestables políticamente. En estas regiones se tiende a escoger, por ejemplo, las cadenas hoteleras de mayor prestigio para celebrar el evento, ya que existe la percepción de que ofrecen un mayor nivel de seguridad.

También hay dificultad de lograr aprobaciones: muchos de los organizadores de los eventos confirman que cada vez es más complicado lograr la aprobación para realizar el encuentro. Además, también hay una tendencia a que la aprobación se retrasa hasta que las empresas tienen a mano sus últimos datos financieros. Esto está complicando la organización ya que retrasa las reservas y puede tener un efecto negativo a la hora de negociar con los hoteles, por ejemplo, elevando el riesgo potencial de un aumento de los costes.

Por último existe la tendencia a un mayor compromiso con las redes sociales: Los responsables de organización de eventos están utilizando las redes sociales para maximizar la rentabilidad del tiempo dedicado por los asistentes, tanto durante el encuentro como después de su celebración (networking).