Los viajes de empresa se paquetizan para generar ahorros

Medio centenar de gestores de viajes de empresa se reunieron ayer en Madrid para asistir al primer seminario de Forum Business Travel, un proyecto de formación e intercambio de conocimiento que cuenta con el apoyo de Amadeus, American Express Barceló Viajes, Sol Meliá, Halcón Empresas, Air Europa y Transhotel.

En la jornada quedaron apuntadas las últimas tendencias del business travel, cuyo análisis se irá profundizando en convocatorias bimestrales en Madrid y Barcelona. Según explicó el ponente principal, Diego Callejón, director de Compras del Grupo WPP, “las empresas están empezando a controlar los gastos extras de los viajes, y para ello necesitan mecanismos de gestión más sofisticados en los que se involucren tanto los proveedores como las agencias de viajes especializadas”.

Por parte de los proveedores, el gran esfuerzo se está realizando en la "paquetización" de servicios. “Si una empresa quiere ahorrar, tiene que saber que ya es posible contratar la habitación con desayuno, wi-fi y minibar incluidos por unos pocos euros más. Esta fórmula es más efectiva que apretar con la tarifa y luego pagar extras difíciles de controlar”, explicó a los asistentes Hugo Rovira, vicepresidente de Ventas Corporativas de Sol Meliá.

El recurso a los paquetes también está al alza en las convenciones y eventos en general, donde cada vez es más frecuente negociar precios cerrados que incluyen los viajes de prospección, las salas, el catering o los medios audiovisuales.

Para Javier Ruz, jefe de Ventas Corporativas de Air Europa, “las compañías aéreas están más interesadas en vender bien que en vender mucho, y eso va más allá de la guerra de precios. Tiene que ver con eliminar restricciones y añadir servicios extra con pequeños suplementos”. El mensaje a los travel managers es claro: “Podemos negociar de otra manera”, añadió.

Según apuntó Charles de Bonnecorse, responsable de Cuentas Estratégicas de American Express Barceló Viajes, “una de las mejores formas de ahorrar es contar con buenos informes y concienciar a los empleados que se desplazan de la responsabilidad que tienen a la hora de gastar. La clave está en viajar de una forma eficiente diferenciando aquellos viajes esenciales de los no esenciales”. Una de las últimas tendencias en los países más desarrollados es el reparto de dinero ahorrado por el trabajador entre éste y la empresa cuando, por ejemplo, decide por propia iniciativa viajar en clase Turista en lugar de Business.

Con las herramientas de autorreserva también se están consiguiendo importantes reducciones en la cuenta de viajes. El uso de estas aplicaciones ha crecido significativamente, aunque, como subrayó Íñigo García-Aranda, director de Marketing de Amadeus, “para que sean realmente efectivas, las plantillas tienen que implicarse activamente, incluso bajo imposición”. La herramienta que comercializa Amadeus, e-Travel Management, tuvo un crecimiento de transacciones del 37% el pasado mes de enero, en comparación con el mismo periodo del año anterior.

También se manifestó a favor de un cumplimiento estricto de la política de viajes Rafael Bilbao, director Comercial de Halcón Empresas. “Lo mejor es controlar los no cumplimientos midiéndolos con porcentajes, para saber en qué aspectos hay que exigir”, señaló.

Por su parte, Marcos Franco, director de Marketing del Grupo Transhotel, comentó que "la labor del travel manager en la actualidad es más importante que nunca". Contar con los proveedores más adecuados, utilizar las herramientas y aplicaciones más eficientes, así como una rigurosa definición de la política de viajes, serán aspectos clave para que las empresas generen importantes ahorros”, añadió.

Los gestores de viajes presentes en el seminario tuvieron oportunidad de poner en común, por grupos de trabajo, su experiencia personal. Entre sus conclusiones destacan que es necesario mantener acuerdos con proveedores preferentes para mejorar la calidad del servicio en lugar de comprar estrictamente por precio, que dentro de la empresa lo que mejor funciona es crear perfiles de viajeros con sus respectivas directrices y que el pago con tarjeta es uno de los mejores medios para controlar el gasto.