Las siete tendencias del sector de los eventos para 2018

1.- Tecnología, para el asistente y para el organizador: A la hora de “dejar huella” y mejorar la experiencia del asistente en el participante, la tecnología se perfila, cada vez más, como un arma poderosa para convertir el evento en toda una experiencia. Realidad virtual, inteligencia artificial, uso de drones o robótica son algunas de las opciones que se están incorporando, de manera ascendente, al diseño y ejecución de eventos.

Las apps móviles continúan siendo la herramienta tecnológica por excelencia para reforzar la fidelización, la interacción antes, durante y después del evento y, en general, para mejorar la experiencia del asistente. Según el forecast, el uso de aplicaciones antes, durante y después del evento crecerá durante 2018 en todas las regiones, siendo Europa (con un 3,5%) la región donde este incremento será más acusado.

Entre las ventajas de contar con una app en el marco de un evento, los profesionales del sector destacan la mejora del networking e interacción entre los participantes, la mejora del engagement de los asistentes, la posibilidad de poder comunicar prácticamente en tiempo real cambios de última hora o situaciones de emergencia, así como la posibilidad de poner a disposición del asistente documentación, reservas, etc. de forma electrónica.

Pero los profesionales participantes en el estudio también destacan que, más allá de conectar y fidelizar a los asistentes, las apps se están convirtiendo en una herramienta fundamental para el meeting planner a la hora de gestionar y planificar cada uno de los elementos implicados en la organización del evento. Y es que al organizador le ayuda a “tomarle el pulso” al evento en tiempo real a través de opiniones y reacciones de los participantes, así como para la recogida e interpretación de datos que nos ayudarán a identificar patrones y tendencias a través de encuestas, monitorización de contenidos en redes sociales, espacios para el contenido compartido, etc.

2.-La seguridad, cada vez más presente: La creciente preocupación del meeting planner por la seguridad también se cuela entre las tendencias que marcarán los eventos durante 2018 y que, sin duda, marcará la experiencia del asistente. La inestabillidad política, social y económica en muchos países constituye un factor a tener en cuenta a la hora de elegir el destino para un evento. Un 50% de los participantes encuestados en América Central considera que la seguridad es el factor principal que determina la elección de uno u otro destino, mientras que en Asia-Pacífico esa cifra también alcanza un 41%. En Europa un 33% de los participantes sitúa la seguridad como la prioridad fundamental que marcará no solamente la elección de destino, sino el medio de transporte, el alojamiento o la elección de actividades propuestas a los asistentes en destino.

3.-El evento como estrategia: Por su parte, gran parte de los participantes en el estudio coinciden en que existe una voluntad creciente de contar con una estrategia de eventos que se encuentre totalmente alineada con los objetivos estratégicos de la compañía en cuestión. Este punto se convierte en un elemento fundamental a la hora de asignar presupuestos y destinar recursos humanos y materiales al diseño y ejecución de eventos, pero también de establecer una estrategia coherente y consistente que redunde y contribuya a los objetivos generales de la compañía. No obstante, el forecast también apunta a que existe un enorme reto pendiente en cuanto al establecimiento de una estrategia relativa a eventos por parte de las compañías, ya que en muchos casos el evento se sigue percibiendo como un coste en lugar de una inversión que puede empujar y apoyar a la estrategia general de la compañía.

4.-Evaluando el evento: Evaluar con rigor el resultado de los eventos continúa siendo, en muchas ocasiones, una asignatura pendiente, pero el estudio señala que las compañías cada vez ponen más de relieve la importancia de cuantificar de alguna manera la efectividad de un evento en cuestión. La tecnología se convierte en protagonista en este punto, ya que nos permite, por ejemplo, monitorizar reacciones, opiniones, experiencias o reacciones del asistente en tiempo real, convirtiendo esta ingente cantidad de información en datos útiles a través de las posibilidades que nos brinda el big data.

5.-El poder del “cara a cara”: Menos de un tercio de los participantes en el estudio creen que los eventos virtuales constituirán más de un 10% del total de eventos que llevarán a cabo durante 2018. Y es que, según profesionales del sector de todas las regiones, herramientas tecnológicas como la vídeoconferencia pueden ser útiles para eventos pequeños, de carácter interno, o como complemento al evento presencial. Pero el organizador de eventos sigue siendo consciente de que el “cara a cara” aporta ventajas, como la calidad de la relaciones entre asistentes o las posibilidades de networking, que difícilmente podrán ser sustituidas por el evento virtual.

6.-Eventos cada vez más creativos: A la hora de buscar que el asistente viva una experiencia única y genuina, los eventos se vuelven más y más creativos. Al igual que cualquier estrategia de comunicación o marketing, el evento, cada vez más, gira en torno a un concepto creativo que impregna cada elemento implicado en la celebración del evento, así como en el pre y post evento. La mayoría de los participantes sugiere que el hecho de que un evento sea creativo es determinante a la hora de que se convierta en un éxito para sus asistentes.

7.-La “fiebre” por el wellness: La creciente preocupación por lo sano y el wellness ha llegado también al evento. Los participantes en el estudio aseguran que cada vez es más común elegir localizaciones, actividades o dietas que redunden en el bienestar del asistente y en su creciente preocupación por estar en forma y por su salud.