La factura electrónica avanza en la industria turística europea

A partir de mañana jueves, 18 de abril, todas las administraciones públicas centrales de los estados miembros de la Unión Europea deberán estar preparadas para recibir y procesar facturas electrónicas de acuerdo con una directiva europea.

"Para el sector privado esta directiva no supone ninguna obligatoriedad, pero sí la posibilidad de empezar a usar la e-factura con todas las administraciones públicas de Europa", explica Voxel Group, una compañía que desarrolla tecnología de transacciones electrónicas para empresas.

De hecho, "en España, la factura electrónica es obligatoria desde el 2015 en el entorno B2G (facturas emitidas a la administración) y su uso está cada vez más generalizado en el sector privado. Según los últimos datos, en 2017 más de 156,6 millones de facturas fueron electrónicas en España, con un aumento del 32% respecto al año anterior".

En cualquier caso, "la normalización en el uso de la factura electrónica está más cerca de lo que imaginamos” explica Àngel Garrido, CEO de Voxel Group.

Impacto en el sector turístico

La industria turística genera millones de facturas y transacciones al año. Sin embargo, "la gestión y el procesamiento manual de todas estas facturas son fuente de grandes e históricas ineficiencias para las empresas turísticas", indica Voxel.

Por ejemplo, una cadena hotelera internacional puede llegar a procesar entre 3 y 6 millones de facturas al año; una agencia de viajes grande o un turoperador superarían el millón de facturas anuales; mientras que un banco de camas de alcance global puede procesar más de 10 millones de facturas al año.

"La digitalización del proceso de facturación aporta múltiples beneficios a las empresas: automatización de procesos manuales, reducción de errores, aumento de la productividad, control documental, reducción del uso del papel, mayor eficiencia en los cobros", recuerda Voxel.

Otras ventajas añadidas pueden ser la trazabilidad, la conciliación automática, la compatibilidad con sistemas de gestión universal o la posibilidad de cerrar el ciclo de facturación automatizando los pagos B2B.

Cabe recordar que en España, los sectores de actividad relacionados con el turismo copan las primeras posiciones del ranking de ventas de comercio electrónico.

Pyme turística

En el caso de las pequeñas y medias empresas turísticas, el avance de la factura electrónica y los cambios legislativos que la impulsan deben verse como "una oportunidad para digitalizar sus procesos, algo que redundará en mejorar su eficiencia", según destaca Voxel.

"En el caso de los pequeños hoteles, por ejemplo, la adopción de la factura electrónica tiene impacto en dos ámbitos principales: por un lado, la administración, ya que permite eliminar el papel y con ello reducir los trámites, dejar de almacenar papel, y dejar de utilizarlo también en la recepción".

"Por otro lado, la facturación electrónica abre las puertas a acelerar todos los trámites derivados, como los pagos, de modo que también la tesorería puede verse mejorada. En cualquier pyme, además, tenemos que pensar en eficiencia del personal, y la facturación electrónica permite liberar al personal de una tarea rutinaria".

En Italia, las empresas turísticas ya están obligadas a emitir facturas electrónicas

Ahora bien ¿cómo pueden prepararse las pymes para este nuevo entorno de facturas electrónicas?

La experiencia de Italia da muchas pistas al respecto. Y es que en dicho país es obligatorio el uso de la factura electrónica B2B desde el 1 de enero de 2019.

"En Italia, una gran mayoría de empresas turísticas son pymes. Nosotros mismos hemos podido experimentarlo, ya que ofrecemos servicios a hoteles independientes, pequeñas cadenas, etc, y hemos visto cómo se han adaptado rápidamente al nuevo contexto legal. Con una solución tecnológica adaptada a sus necesidades, rápidamente se hacen evidentes los beneficios y se vence cualquier reticencia al cambio".

Además, "no podemos olvidar que los grandes grupos de distribución (Thomas Cook, Hotelbeds, Expedia...) ya están exigiendo el uso de la factura electrónica a todos sus proveedores, de modo que adaptarse también les puede ayudar a llegar a nuevos posibles clientes".

Voxel Group ha diseñado un mapa interactivo que muestra el marco legislativo y especificaciones para emitir facturas electrónicas en la UE.