Teletrabajo: preguntas y respuestas para evitar que sea un fracaso

Compaginar el teletrabajo y las tareas domésticas requerirá una cuidadosa planificación del tiempo.

Numerosas empresas del sector turístico están enviando a sus empleados a trabajar desde casa ¿Pero esto realmente puede considerarse teletrabajo?

En una situación de emergencia como la actual, si solo estamos enviando la persona a casa, cambiando un espacio físico de trabajo por otro, esto no será exactamente teletrabajo.

¿Por qué lo dice?

Porque el teletrabajo no solo requiere unas soluciones tecnológicas sino también unas soluciones organizativas, es decir un cambio cultural. Las empresas que previamente hubieran comenzado a buscar estas soluciones, para adaptarse a la digitalización y la globalización de la sociedad, lo tendrán más fácil para hacer teletrabajo.

¿Y si no es así?

Si las empresas seguían un modelo de "presentismo" esto no permitirá un teletrabajo con garantías de éxito. Otra cosa es que trabajar desde casa, durante este período de emergencia, pueda permitir en cierto modo no paralizar al 100 por 100 la actividad y dar cierta continuidad. Pero insisto: si no se está preparado, ni a nivel tecnológico ni organizativo, no podremos considerar esta fase como una prueba efectiva de teletrabajo. Es simplemente una solución para atender una emergencia social.

Por tanto, ¿esto no será una prueba de teletrabajo con validez para futuras aplicaciones?

Sería mejor ensayar el teletrabajo en unas condiciones normales. Todo cambio hay que hacerlo de un modo planificado. Es decir: tener una estrategia, marcarse unos objetivos, unos procesos, asignar unos recursos y permitir después evaluar los resultados. Algo que se hace de forma improvisada no es lo mejor, desde luego.

A pesar de todo, teniendo en cuenta la situación actual y que casi de un día para otro las empresas están enviando a muchos de sus empleados a trabajar desde casa, ¿cuáles serían los consejos básicos para esas compañías?

A la empresa le pediría que prestara un apoyo total al trabajador, también tecnológico e informático. No sólo es necesario tener herramientas de comunicación, sino que también se facilite el acceso a programas. En caso contrario, los trabajadores pueden tener la sensación de no saber hacia dónde tirar. La empresa debe además conocer la situación real de los trabajadores en su casa, porque no todo el mundo tendrá un ordenador en su casa o conexión a internet.

¿Qué otras recomendaciones podrían seguir las empresas durante este período especial?

La empresa debe marcar unas directrices claras sobre qué debe hacer el trabajador en su casa y el tiempo que debe destinar a ello. Del mismo modo que en la oficina alguien tiene una persona que supervisa su trabajo, también es necesario -si hablamos de teletrabajo- que exista esa supervisión, por ejemplo, a través de videoconferencia. En estas circunstancias es inevitable que el trabajador tenga un aislamiento físico, pero es necesario que no tenga digitalmente ese aislamiento.

Imagino que los avances técnicos facilitarán hoy en día el acceso a herramientas, programas, datos, etc, en la nube…Eso será una ventaja ¿no?

Efectivamente. Hoy es fácil tener una conexión VPN una red privada virtual que permite recuperar tu propio escritorio. Pero claro, es necesario que la empresa esté digitalizada. El problema vendrá si todos los documentos están en papel y no están escaneados, si la información no está en la nube. Si nos limitamos al intercambio de archivos por un correo, la solución va a ser limitada.

Imagino que otro problema que se plantea, con los trabajadores accediendo desde sus casas al correo electrónico y servidores de la empresa, es el de la ciberseguridad…

Sí, clarísimamente. En esta situación, si se improvisa sin tener unos sistemas seguros que hayas podido probar, se corre ese riesgo, pues los trabajadores no son expertos en este tipo de seguridad.

Hablemos ahora de los empleados que de repente tienen que trabajar desde su casa, sin experiencia previa en teletrabajo, aunque sea por un período temporal. ¿Qué les aconsejaría?

El teletrabajo supone cambiar la concepción de cómo aprovechamos el tiempo y cómo configuramos nuestro espacio de trabajo. La primera recomendación es planificar el tiempo: es muy importante generar un hábito, organizar los diferentes momentos del día y marcarte una rutina. Eso permite que, en función de tus necesidades personales, te puedas organizar para estar conectado a determinadas horas, por ejemplo. Y no necesariamente tiene que ser de una forma continuada, puedes necesitar unos espacios intermedios o alargar la jornada no en tiempo sino para que sea más flexible, a no ser que tengas unas determinadas horas de concurrencia que la empresa te marque.

En blogs sobre teletrabajo se dice que, si trabajas desde casa, no debes hacerlo en pijama ¿pero y en chándal?

Generar una rutina y un hábito también incluye este aspecto. Por un lado debes intentar buscarte dentro de casa un espacio físico para trabajar, el que sea, de modo que tengas la percepción que eso es tu espacio de trabajo. Eso te ayudará a aislarte un poco y concentrarte.

La rutina también implica no estar en plan relax: naturalmente puedes estar vestido de manera informal, pero recuerda que incluso puedes tener que conectarte a una videoconferencia y no vas a aparecer en pijama… Tienes que tener la actitud de estar presentable de cara al ordenador y contactos remotos.

En suma, tienes que ponerte en modo conectado, para tener la sensación de que estás en el trabajo. Esto es muy importante si no has hecho teletrabajo nunca, porque si no corres el peligro de posponer las tareas. La autodisciplina es muy importante, así como asumir la responsabilidad de predisponerte a trabajar.

"Tienes que ponerte en modo conectado, para tener la sensación de que estás en el trabajo. Esto es muy importante si no has hecho teletrabajo nunca"

Mar Sabadell, profesora de los estudios de Economía y Empresa en la UOC

¿Y si tenemos niños y/o adolescentes en casa? Lo digo porque las escuelas e institutos permanecen cerrados ¿Qué haces en esos casos?

Por eso digo que es muy importante conciliar las rutinas. Está claro que al mismo tiempo no podrás hacer las dos cosas: encargarte de los niños y concentrarte en tu trabajo. Lo mejor sería organizarte el tiempo, por ejemplo levantándote más temprano o poniéndote a trabajar a determinadas horas mientras los niños realizan alguna otra actividad, por ejemplo la lectura, los deberes... En estos casos es muy necesario formar e informar a los hijos de la situación, explicarles que tú estás trabajando en casa para no generar un conflicto de rol, que entiendan que hay unos momentos en que necesitarás una concentración, que no podrás estar por ellos, sino que ellos tendrán que ser autónomos haciendo otra actividad, de lectura o lo que sea.

"Es posible que en determinados momentos te interrumpan y no pase nada, pero en otros momentos sí necesitarás estar trabajando con concentración"

Lo que no es compatible -porque es estresante- es estar trabajando con los niños pequeños corriendo alrededor. Por otra parte, hay actividades que requieran más concentración y otras menos. Es posible que en determinados momentos te interrumpan y no pase nada, pero en otros momentos sí necesitarás estar trabajando con concentración. Y la pérdida de esa concentración acaba generando estrés. Por tanto, es muy necesario planificar el trabajo. Si por ejemplo tienes tareas de concentración, busca un tiempo para dedicarte a ellas, sea más por la noche o más temprano por la mañana, o después de comer si puedes poner a los niños ocupados con algo digital o con deberes, etc.

¿Puede ser que el teletrabajo en realidad nos haga trabajar más horas?

Existe ese riesgo, efectivamente. Esto está relacionado con lo que decía al principio: la necesidad de planificación, de organizarte el tiempo: qué quieres hacer, cuándo lo quieres hacer y qué tiempo te das para realizar esa actividad. Además, no sólo los niños pueden generar distracciones, también otras personas que convivan en la casa, o si tus familiares te llaman. Todo eso genera distracciones, una concentración inferior y provoca que el trabajo no salga. Y por eso al final del día sigues ahí conectado y tienes la percepción que has pasado más horas frente al ordenador de las que deberías. Pero si te organizas bien, tu concentración puede ser muy superior y puede ser más productivo. De hecho, está constatado que la productividad no baja porque hagas teletrabajo, si lo haces bien.

"No solo los niños pueden generar distracciones, también otras personas que convivan en la casa, o si tus familiares te llaman"

Por todo lo que dice, quizás no todo el mundo estará predispuesto o adaptado al teletrabajo...

El proceso de adaptación puede ser difícil y más sin una formación. Necesitas ensayar, probar cómo te organizas, etc. porque no todas las personas son iguales. Puedes establecer unas pautas generales, pero después cada uno debe adaptar esas pautas a su realidad personal. ¿Qué pasa por ejemplo si las dos personas que están en un hogar tienen que trabajar pero sólo tienen un ordenador?

En suma, las circunstancias de este momento son excepcionales y el objetivo de este teletrabajo de emergencia es social, es ayudar a contener la expansión de un virus. No se está fomentando un cambio organizativo, tecnológico o cultural. De hecho, si tomamos este período excepcional como una prueba real de teletrabajo, corremos el riesgo de que, si no sale bien, la gente piense “¿Ves lo que te decía? Esto de teletrabajar no funciona”. Pero no es lo mismo teletrabajar con niños o sin niños en casa. Esto es lo que tenemos que entender, que las circunstancias para probar la eficacia del teletrabajo no son las óptimas en estos momentos.