Así serán los eventos y reuniones en la era pos-COVID-19
Publicada 27/05/20
- "A largo plazo los eventos serán muy parecidos a los que había antes, aunque con algunos cambios derivados de esta crisis"
- "Nuestra industria depende de los eventos face to face. Un evento es un acontecimiento extraordinario y tiene que seguir siéndolo”
- "La edición de este año del Mobile World Congress ha marcado la hecatombe, pero la próxima va a marcar la salida para este tipo de eventos"
El sector de los congresos, convenciones e incentivos (MICE) comenzará a reactivarse a partir de septiembre, aunque de forma más tímida, y su verdadero arranque será el próximo año. Además, en los primeros meses, tras el cierre de actividad motivado por la pandemia de la COVID-19, los eventos serán más reducidos, contarán con menos asistentes y serán en su mayoría de ámbito nacional. Así lo explicaron ayer los expertos que participaron en un seminario online organizado por la la Facultad de Turismo y Dirección Hotelera Sant Ignasi, HTSI, bajo el título "Sector MICE: ¿cómo serán los eventos a partir de ahora?".
A largo plazo, entre 12 y 18 meses, “los eventos serán muy parecidos a los que había antes, aunque algunos cambios derivados de esta crisis se quedarán para siempre" señaló Carlos Sabaté, CEO de Liberty International Spain. Sin embargo, en el corto plazo habrá cambios importantes. Los eventos serán más reducidos y de ámbito nacional, “se va a gastar menos, va a haber menos asistentes y los eventos van a ser más pequeños. Quizá se podrán hacer eventos europeos, pero no a nivel mundial”, añadió.
Marc Rodríguez, director general del Centro de Convenciones Internacional de Barcelona (CCIB) y director de Global Sales Network de GL Events, dijo que el espacio será diferente, “vamos a tener que hacer inversiones, dotar a los servicios de muchas más condiciones de trabajo para que el evento se mucho más seguro. La trazabilidad higiénico-sanitaria será aún más importante, haremos visitas de inspección como si estuviéramos en un laboratorio, enseñaremos cómo limpiamos, cómo preparamos la comida en la cocina…”.
Toda una serie de modificaciones que van a suponer un notable incremento de costes, entre un 20 y un 30% más cada evento, con una disminución de ingresos que puede llegar hasta el 40%. Es decir, los márgenes se van a reducir entre 35 y hasta 40 puntos, según el directivo.
“Tenemos que ser conscientes de que vamos a bajar nuestros márgenes y vamos a aumentar nuestros costes fijos y variables y que vamos a necesitar que todos los actores del sector colaboren a fondo”, dijo el director del CCIB
Señaló, además, que en este contexto se están renegociando contratos que ya estaban firmados, hay más flexibilidad por ambas partes, especialmente por el prestatario del servicio”.
Carlos Sabaté coincidió en que “en el medio y corto plazo vamos a ingresar menos dinero y van a bajar nuestros márgenes, lo que va a redundar en toda la industria MICE”.
La distancia social puede triplicar los costes de los proveedores, según apuntó Antonio Hermosilla, director de Másters en HTSI, basándose en un estudio reciente
Retos legales y administrativos
Por otro lado, Marc Rodríguez indicó que también se está haciendo una adecuación contractual y planteó la necesidad de impulsar modificaciones en la cláusula de fuerza mayor “que nadie no leíamos hasta hace cuatro días y hoy es un motivo de discusión muy grande por lo clientes”.
En cuestiones legales, el apartado de los contratos “va a ser uno de los caballos de batalla más importantes, todo lo que son cláusulas de cancelación, movimientos de fechas…”, señaló el CEO de Liberty International Spain.
Desde su punto de vista, es necesario que haya una legislación clara en cuanto al movimiento de materiales y de personas entre países, especialmente dentro de la Unión Europea. “Necesitaremos seguridad jurídica por parte de nuestros gobiernos. En dos o tres meses deberíamos saber cómo se pueden cruzar las fronteras, qué materiales se pueden cruzar (para el montaje del evento) o qué requisitos nos van a pedir”, aseveró.
La recuperación
El sector MICE, al igual que el resto de la industria turística, está inactivo prácticamente en su totalidad. En el ámbito vacacional, se prevé la vuelta del turismo nacional a finales de junio y del internacional a principios de julio. Sin embargo, el segmento de los viajes de negocios y congresos tendrá que esperar un poco más. Hay varios eventos previstos para el último trimestre del año, pero la mayoría de las empresas ha puesto ya el foco en 2021.
"Todo el mundo tiene claro que el 20 es un año difícil, casi un año perdido, pero en el 21 lo vamos a superar", dijo Sabaté
El director general de CCIB detalló que las empresas de su grupo presentes en China han retomado su actividad a un 25% en los primeros meses y se estima que alcancen el 50% este año, pero la velocidad de crucero que tenían antes del inicio de la pandemia no se espera hasta final del primer semestre de 2021.
Respecto a España, prevé que los venues de su grupo tengan actividad desde principios de septiembre, pero señala que “ayudaría muchísimo, como están haciendo otros países, que las autoridades fueran claras en cuanto a la fecha de inicio y los porcentajes, los metros de señalización, distanciamiento, aunque se equivoquen, pero podríamos empezar a trabajar, a hablar con nuestros clientes”.
Como dato positivo, indicó que “durante toda esta película de miedo que estamos viviendo, en CCIB hemos firmado diez eventos internacionales”, desde 2021 a 2025.
“Si se logra sujetar la famosa segunda ola, creo que en el último trimestre de este año las cosas se van a activar bastante. Nosotros tenemos negocio para octubre, noviembre y diciembre, además negocio importante, con grupos buenos, aunque es verdad que la mayoría de los clientes se orientan ya más en el 21, explicó Carlos Sabaté.
De acuerdo con Antonio Hermosilla, un evento que podría marcar la reactivación de Barcelona, una de las principales ciudades de negocios del mundo, es la celebración, el próximo mes de febrero por primera vez en esta ciudad, de la feria ISE (Integrated Systems Europe). Es uno de los eventos más importantes del mundo en el ámbito audiovisual y se calcula que podría concentrar entre 70.000 y 100.000 personas.
También será un momento importante la celebración del Mobile World Congress. “La edición de este año ha marcado la hecatombe, pero la del próximo quizá nos va a marcar la salida para este tipo de grandes eventos”. Cabe recordar que la última edición de este evento se canceló poco antes de su apertura por la crisis del coronavirus.
No obstante, considera que “ambos serán eventos más light por la no asistencia de determinados países”.
“Actores de este sector pensamos que bastante negocio de 2020 se trasladará a 2021, aunque esto no signifique que será un año récord, como lo fue en 2019”, indica Hermosilla
Encuentros presenciales
Marc defendió la necesidad de mantener los eventos y hacer todo lo posible para que sean presenciales. “Últimamente se habla mucho de eventos online, de eventos híbridos, pero nuestra industria depende de los eventos face to face. Un evento es un acontecimiento extraordinario y tiene que seguir siéndolo”.
“Todos los eventos tienen un componente económico incluso donde aparentemente no se ve” y “aparte del cometido social, no sé cómo se puede sustituir el cometido comercial y económico en un evento que no sea presencial”, agregó.
El director de Másters en HTSI, apuntó por su parte que los eventos virtuales serán más importantes de lo que lo eran hasta ahora, y que la realidad aumentada y la inteligencia artificial jugarán un papel más importante.
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