Rediseñar la experiencia para organizar eventos virtuales de éxito
Muchas veces las empresas copian y pegan sus agendas del acto presencial al virtual
Publicada 04/09/20
- Para llevar a cabo la transición de un evento presencial al virtual son necesarios una estrategia y un enfoque de Design Thinking
- La clave pasa por seguir una metodología desde el principio, rediseñar la experiencia e integrar innovación y creatividad en el proceso
- En el mundo digital la capacidad de atención es más reducida, por lo que hay que dotar al contenido de relevancia, creatividad y ritmo
Al principio del estado de alarma el Foro MICE estimó que el coronavirus había tenido un impacto negativo en España de alrededor de 225 millones de euros por la cancelación de más de 1.100 eventos, según publicó HOSTELTUR noticias de turismo en El MICE se reivindica para adaptar medidas del Gobierno a sus necesidades. Esta situación provocó que las empresas empezaran a buscar alternativas digitales o híbridas, aunque en ese proceso de cambio muchas compañías cometieron los mismos errores, según ha revelado una encuesta interna de MCI, el principal organizador de eventos, conferencias y congresos del mundo. La clave está en saber rediseñar la experiencia.
Los errores cometidos por las empresas son los mismos que principalmente provocaban que los participantes se desvincularan del evento y dejaran de prestarle atención, causa de su fracaso. Los más comunes, según las mismas fuentes, son “el desconocimiento de los formatos digitales, sesiones largas con contenido difícil de digerir, falta de personalización, nula participación de los asistentes y la ausencia de un atributo realmente valioso y relevante en el evento”.
Estos errores los agrupa MCI en dos generales que se cometen al inicio del proyecto: “En primer lugar, las organizaciones tienden a elegir prioritariamente la tecnología antes de revisar sus estrategias y objetivos”. Sin embargo, “existen tantas plataformas como tipos de actos y no necesariamente una solución única es válida para todo el portfolio de eventos”.
En segundo lugar, añaden, “las empresas copian y pegan sus agendas del acto presencial al virtual, sin realizar las adaptaciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos del evento en su nuevo entorno”.
Y es que, como ha explicado Rudolf Rannegger, director general adjunto de MCI Spain & Portugal, “para llevar a cabo la transición de un evento presencial al virtual son necesarios una estrategia y un enfoque de pensamiento de diseño (Design Thinking). Redefinir los objetivos, pensar en la audiencia e implementar elementos de neurociencia son clave y ayudarán a las empresas a conseguir el impacto que quieren en su evento virtual”.
Nueva metodología
La clave, en palabras de Rannegger, “es seguir una metodología desde el principio, rediseñar la experiencia e integrar innovación y creatividad en el proceso”. Para ello “es imprescindible trabajar mano a mano con los clientes, entender a los participantes, profundizar en detalle en los objetivos y la agenda del evento, comprender el contenido de cada elemento de la jornada y finalmente, rediseñar la experiencia”.
En el marco de ese rediseño, según destacan desde MCI, “es especialmente importante tener en cuenta que en el mundo digital la capacidad de atención es notablemente más reducida. En consecuencia, hay que garantizar la relevancia del contenido, aportar elementos de creatividad y diseñar el ritmo del evento para evitar que los asistentes desconecten tras 15 o 20 minutos”.
De igual forma, subrayan las mismas fuentes, “es especialmente estratégico el diseño de un evento virtual, ya que éste puede multiplicar de manera muy notable la audiencia potencial, además de conseguir los mismos objetivos que uno presencial y un participante contento y fidelizado”.
Los eventos virtuales e híbridos además “pueden permitir un enfoque más holístico y efectivo, un alcance más amplio y nuevas maneras de relacionarse con la audiencia. Pero nada de esto funcionará si los "por qué" detrás de la estrategia del evento no están claramente definidos”, concluyen en MCI.
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