Cómo prevenir las fugas de reservas en los viajes de empresa

"Las fugas son aquellas reservas de empresa que no se efectúan por los canales corporativos de la gestión de viajes, y que pueden estar presentes en más o menos grado en muchas organizaciones medianas y grandes, contando con la dificultad añadida de que el travel manager y el TMC las desconocen por su propia naturaleza", explican desde Tripcare.

Los motivos puedes ser variados. A veces es desconocimiento y otras es por evitar los posibles procesos de autorización que el empleado busca omitir. También puede darse el caso de que el viajero haya recibido invitación por parte de los organizadores de un evento, que pueden no cumplir los niveles de seguridad de la corporación.

"Esta práctica puede conllevar el gran riesgo de tener un viajero que no esté asegurado, o bien que lleve un seguro con unas coberturas muy por debajo" de las estipuladas por la empresa, pero hay otras consecuencias importantes:

-Perdidas de capacidad de negociación al no tener en numerosas ocasiones los datos consolidados con los proveedores.
-Aumento de precios medios, ya que posiblemente que no se aplican tarifas negociadas.
-Posibles perdidas económicas, al no presentar los impuestos (IVA) y que la empresa no pueda deducirse.
-Riesgos de seguridad para el viajero al poder utilizar proveedores que la empresa no lo tenga autorizados, aerolíneas prohibidas, establecimientos de baja categoría o establecimiento de consumo colaborativo que no tengan las medidas de seguridad adecuadas (llaves de entrada que no se cambian, wifis que no cumplen los requisitos mínimos, riesgo reputacional, etc.).
-Pasajeros que no van asegurados con las pólizas corporativas, un gran riesgo en caso de siniestro.
-Viajeros de los que no es posible saber su ubicación.
-Pasajeros que pueden poner en riesgo la seguridad del resto de la corporación, por contraer enfermedades o bien sufrir un incidente en la que se vulnere la seguridad de la información.

¿Cómo evitarlo?

"El travel mánager debe de perseguirlo a toda costa y gestionarlo", explican desde Tripcare, conocer por qué se produce y revisar la política de viajes en caso necesario. Puede hacerlo en las siguientes etapas.

Antes del viaje.
Informando de la política de la empresa e incluyendo el aviso de posibles consecuencias laborales por su incumplimiento.
Formando y concienciando: explicando el impacto que puede tener.

Durante el proceso de reservas.
Evitando que se produzca, poniendo controles y avisos. Por ejemplo, programando unos avisos para alertar de forma proactiva al empleado de la necesidad y obligatoriedad de utilizar los canales corporativos.

Después del viaje.
Auditando posibles incumplimientos. Una manera de poder detectar esta práctica es el estar muy coordinados con la función de liquidación de viajes, que debe de avisar de inmediato en caso de que el empleado liquide un gasto que pueda estar incumpliendo las normas. Y estar al tanto de comentarios de proveedores (hoteles, por ejemplo) "que puedan darnos datos de consumo que realmente no coincidan con los nuestros y que puedan esconder fugas".