Cómo controlar el gasto de las empresas turísticas en tiempos de inflación

¿Cuáles son los gastos habituales en las empresas turísticas y cómo se puede establecer un control efectivo sobre ellos?

Una empresa turística significa muchos gastos: distintos canales de distribución, las comidas con clientes, el alquiler de coches, los repostajes, el marketing… Y todos generan su ticket o factura, que hay que pagar e integrar en contabilidad. Al mínimo despiste, los gastos se descontrolan.

Incluso sin errores puede haber descuadres de caja o empleados que tienen que adelantar dinero, situaciones que merman la productividad y alejan a la compañía de lo que realmente importa, conseguir reservas. En este sentido, la digitalización de la gestión de los gastos permite a las empresas ahorrar costes de forma directa, mayor visibilidad y control sobre ellos y previsiones más precisas.

Álvaro Dexeus, responsable de Pleo para el sur de Europa.

¿Con qué problemas se encuentran las empresas turísticas para gestionar mejor su gasto?

De momento, 2023 se presenta como un año incierto para el sector. El aumento de los costes de la energía, las materias primas y la contratación podría amenazar la supervivencia de los hoteles y restaurantes más pequeños e independientes. Por eso es crucial que el sector turístico en su conjunto adapte sus sistemas de contabilidad y gastos para favorecer mejores decisiones empresariales que prolonguen su bienestar.

A efectos de mejorar el gasto de las empresas turísticas, ¿qué es más importante, la digitalización o evolucionar la cultura empresarial que determina en qué se gasta más y en qué menos?

Ambos son importantes, pero la digitalización es un buen punto de partida. Una mejor visibilidad de los gastos y los ingresos son herramientas esenciales para cualquier empresa, y digitalizar los procesos financieros es una forma sencilla de aumentar el control financiero de la empresa e impulsar la rentabilidad.

"Una vez implantados los sistemas, es hora de plantearse cómo utilizarán exactamente sus equipos estas nuevas herramientas"

A medida que cambien sus gastos (lo que es probable en tiempos de inflación fluctuante), puede que quiera replantearse cuánto puede gastar su equipo y en qué. Por ejemplo, puede que ofrecer un presupuesto para comidas de clientes ya no sea una prioridad, y puede que quieras animar a los empleados a utilizar el transporte público en lugar del taxi cuando se desplacen por trabajo. Es muy importante que las empresas tengan una política de gastos clara y que los empleados sepan cómo utilizarla.

Pleo habla de falta de visibilidad del gasto, ¿puede ser más específico? ¿Cuál es la falta de visibilidad que se da en el sector turístico, y cuáles con las consecuencias de ello?

Según nuestro último informe, en España, poco más de un tercio, un 36%, de las empresas del sector de los viajes y el transporte declaran tener una buena visibilidad y control del gasto. En el sector turístico, puede tratarse de gastos de catering de última hora (leche, papel, flores, etc.), pago a proveedores como jardineros o manitas, compra de equipos o mobiliario o incluso gastos de marketing ad hoc como anuncios de Google, por ejemplo.

"El sector ha recurrido a los gastos de para los gastos imprevistos cotidianos. El seguimiento de este tipo de gastos se convierte rápidamente en un lío cuando estás en un entorno rápido y en constante cambio"

¿Cómo puede una cadena hotelera mejorar la gestión de su gasto?

Gracias a la gestión digitalizada de los gastos, los empleados de toda la cadena pueden registrar ellos mismos sus compras (alimentos, suministros, imprevistos, etc.) a través de aplicaciones digitales fáciles de usar, o automáticamente con tarjetas de empresa vinculadas.

Esto permite a los departamentos financieros evitar masas de recibos en papel o pasar por procesos tediosos y, en su lugar, centrarse en analizar los datos e impulsar la rentabilidad del negocio. Automatizar los procesos no sólo permite acceder a datos en tiempo real siempre que se necesiten, sino que también puede ayudar a mejorar la eficiencia y la calidad.

También significa que, en lugar de estimar una previsión de gasto en reclamaciones de gastos adicionales de los empleados, los equipos financieros disponen de información en tiempo real sobre el gasto para que no haya sorpresas a final de mes.

¿Cómo se puede controlar el gasto de una forma efectiva en un contexto de inflación e incertidumbre?

En un mundo ideal, los gastos de un hotel son proporcionales a la demanda, de manera que nunca se gasta de más. Logrando así un equilibrio perfecto entre la eficiencia y el nivel de servicios ofertados por el hotel. Pero mantener ese delicado equilibrio no siempre es fácil, por eso es imperativo revisar los procesos ineficientes que están agotando los recursos de la empresa y poner en marcha herramientas que aumenten el control y la previsibilidad del gasto.

Si a eso le sumamos el clima económico actual, en el que los costes no dejan de aumentar, es vital que las empresas cuenten con soluciones innovadoras para garantizar que sus procedimientos contables se llevan a cabo de la mejor manera posible.

"Porque cada euro cuenta y la forma en que gestionamos los gastos puede marcar la diferencia entre ser rentables o no"

En base a los datos que maneja Pleo, ¿esta preparada la industria turística española ante una eventual recesión?

La recesión se convirtió en el hombre del saco de 2022, y se pensaba que en 2023 iba a pasar lo mismo. Según nuestro último informe, en España, el 43% de las empresas del sector de los viajes y el transporte se considera preparada para la recesión. Aun así, sigue habiendo serios problemas en lo que respecta a la visión de conjunto de las empresas desde el punto de vista financiero.

Poco más de un tercio (36%) de las empresas declaran tener una buena visibilidad y control del gasto, por lo que no es de extrañar que sólo el 43% se consideren preparadas para una recesión. Entre los factores que más impactarán de forma negativa en las empresas del sector destacan el cash flow (40%), el coste de la energía (26%), el coste del transporte (26%), la inflación (26%).

"Por tanto, son las propias compañías las que tienen que poner en marcha un sistema que garantice una mayor salud empresarial de forma duradera. Y, como hemos visto, eso requiere una mayor visibilidad del gasto"

Respecto a la pregunta anterior, ¿hay alguna diferencia por segmentos? (hoteles, agencias y TTOO, transportes,…)

A pesar de la inflación y la subida de precios, el sector turístico no está viendo afectadas las reservas en este invierno e incluso se están registrando unos niveles de ocupación y de ingresos extraordinarios superando incluso sus expectativas previas, según el informe Smart Observatory.

Las previsiones son prácticamente las mismas independientemente del segmento y existe un sentimiento positivo general hacia este año, incluso a pesar de una posible recesión gracias a la reactivación del turismo internacional, entre otros factores.

La sostenibilidad impone gastos, ¿cómo se puede conjugar avanzar en esa dirección sin que se disparen los gastos en exceso?

A estas alturas, nadie pone en duda que la automatización de la gestión administrativa y contable a través de soluciones tecnológicas permite a las empresas ser más eficientes y transparentes, lo que se traduce en una reducción de costes y una mejor gestión del tiempo.

"Las soluciones digitales permiten romper con los procesos manuales y poco eficientes que siguen la mayoría de nuestras empresas"

Focalizándose en el área de la gestión de gastos de empleados, la digitalización permite agilizar los procesos, liberarnos del uso del papel y tener un control preciso y más transparente sobre las compras realizadas por todos los empleados en tiempo real.

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La automatización de los procesos no sólo permite acceder a los datos en tiempo real siempre que se necesiten, sino que también puede ayudar a avanzar en eficiencia y calidad y poder incorporar elementos más sostenibles a la cadena de valor. En muchas ocasiones, las empresas que siguen ligadas a estos procesos manuales, simplemente no tienen tiempo de buscar nuevas opciones, y a menudo las descartan por ser complejas y costosas, pero eso no tiene por qué ser así.

Al adoptar una solución de gastos inteligente, las empresas pueden automatizar los detalles de la gestión de gastos y ganar en eficiencia y poder dedicar el tiempo a impulsar el crecimiento del negocio y a desarrollar nuevas prácticas.