Prescindir del papel ahorra un 19% del tiempo dedicado a la gestión operativa en hoteles

El estudio ha probado los beneficios económicos y operativos del software eDocAssistant, desarrollado por el Instituto Tecnológico Hotelero (ITH), Artiem Fresh People Hotels y Altia, que permite leer y procesar automáticamente los diversos documentos que se reciben en el día a día de un hotel.

Según el estudio, llevado a cabo entre enero de 2012 y mayo de 2013 en los tres hoteles de la cadena menorquina Artiem Fresh People Hotels, la gestión de un hotel sin papel permite optimizar las horas de trabajo que el personal clave del hotel, en Reservas, Recepción, Administración y Compras, dedica a labores mecánicas y sin valor añadido, y reinvertirlas en tareas que generen beneficios directos al negocio y mayor satisfacción al personal; previene errores en el tratamiento de datos, y permite contar con información siempre actualizada sobre áreas sensibles del negocio hotelero.

La infografía explica el procedimiento.

Software hotelero 'Made in Spain'

El software eDocAssistant mecaniza y almacena la información generada por otros sistemas vinculados a las operaciones del hotel (reservas, booking position, rooming lists, facturas, albaranes, cartas de pago, movimientos bancarios, etc.), unifica sus formatos para hacerlos más manejables para todos los departamentos del hotel, y reduce los costes asociados a introducir, de forma manual, este tipo de información, lo que permite reducir el tiempo que el equipo dedica a la gestión operativa del hotel.

La herramienta optimiza la gestión y los recursos de departamentos clave para la gestión, aspecto de capital importancia para el negocio, y sus principales ventajas son la maximización de la producción y optimización de procesos, el ahorro de costes, especialmente en material de oficina y fungible, y la reducción del impacto medioambiental.

El software eDocAssistant, desarrollado íntegramente en España, es una solución en la nube, integrable con los programas de gestión hotelera más extendidos, que puede leer, procesar y exportar al PMS/ERP del hotel la información de documentos entrantes en la organización en todo tipo de formatos y desde cualquier origen (correo electrónico, carpeta de documentos, extranet), y que permite compartir tanto la información como los documentos de gestión en toda la organización.

Una de las principales ventajas de esta herramienta es su inmediatez, ya que el sistema está actualizado al minuto, por lo que se eliminan errores y acelera la toma de decisiones. No se produce overbooking en las reservas, se optimizan las ventas y facilita las asignaciones de habitaciones, se eliminan los GoShows y NoShows generados por errores de las reservas; se mejora la gestión de incobrables; se evita la pérdida de documentos (disponibles en la nube y en el sistema eDocAssistant); y se redistribuyen tareas para ofrecer servicios de valor añadido.

El primer 'hotel sin papel' de España

Artiem Fresh People es la primera cadena en España que, gracias al software eDocAssistant, se gestiona íntegramente sin papel, lo que ha aumentado su productividad, su posicionamiento de marca, y la satisfacción de clientes y empleados, indican los resultados del estudio.

Gracias a la mejora del clima laboral, y a otras medidas en esta línea, la cadena ha sido reconocida este año, como una de las 50 mejores empresas para trabajar en España, según Great Place to Work. Por otra parte, Artiem Fresh People consiguió ahorrar cerca de seis mil horas al año el tiempo dedicado a tareas operativas, lo que equivale a una reducción de costes de 113.000 euros anuales. Además, entre los años 2010 y 2012, la satisfacción del cliente ha aumentado 4,5% respecto a la puntuación máxima (según datos de Gesthotel), y todos los usuarios del sistema reconocen la mejora sustancial en la productividad y agilidad en sus trabajos, y en la comunicación entre departamentos.

La herramienta eDocAssistant contribuye también a mejorar los índices de sostenibilidad del hotel. Los establecimientos de Artiem Fresh People Hotels han reducido su huella de carbono, gracias a una reducción de emisiones equivalente a 600.00 CO2, como consecuencia de dejar de usar 40.000 hojas de papel al año. Además, la cadena ha conseguido ahorrar 4.000 euros al año en fungibles (papel, tinta impresora, sellos, etc.), y reaprovechar espacios, ya que ha podido suprimir los back office de recepción y reducir 30 metros lineales el espacio de archivo.