Proponen un "protocolo de mínimos" entre OPCs y hoteles MICE

Alta demanda MICE

La necesidad de establecer dicho protocolo fue planteada durante una jornada organizada por OPC Cataluña bajo el título "Garantizar habitaciones ¿Condición sine qua non para contratar salas?".

En este sentido, OPC Cataluña ha lanzado la propuesta de crear un documento de "consenso y buenas prácticas" que permita "gestionar mejor la problemática de las room nights durante la organización de eventos profesionales".

Un momento de la jornada. Fuente: OPC Cataluña

"Las empresas locales para eventos locales se pueden encontrar en una situación de desventaja"

Y es que, según explicó Guillem Torres, director de Torres Pardo SL y presidente de OPC Cataluña, "el problema afecta sobre todo a los eventos organizados por empresas locales en Madrid y Barcelona, ciudades con una grandísima demanda MICE internacional, por lo que el sector hotelero siempre solicita un bloqueo de habitaciones, en muchas ocasiones bastante alto, y que los eventos internacionales aceptan".

Sin embargo, "las empresas locales para eventos locales se pueden encontrar en una situación de desventaja", advierte Torres.

Una desventaja que perjudica a "OPCs que de hecho son y han sido partners fieles de dichos hoteles durante mucho tiempo, pero no pueden garantizar un bloqueo alto de habitaciones para un evento local. E incluso se llega a desestimar aplicar un mínimo de ingresos con base a un gasto alto en alimentos y bebidas porque el alojamiento es el margen más amplio de negocio para el hotel y esta es su condición sine qua non".

En resumidas cuentas, "es obligado iniciar un acercamiento entre OPCs locales y los hoteles MICE más representativos, idealmente bajo el paraguas de los Convention Bureau respectivos, para plantear los posibles escenarios de futuro e intentar aplicar un proceso que cumpla las expectativas y necesidades que todas las partes, hoteles y OPCs".

De izq. a dcha. Jaume Boltà, vicepresidente de OPC CAT y presidente de Bocemtium; Merixell Miró, Cristoph Tessmar, Juan Pablo Hernanz y Guillem Torres. Fuente: OPC Cataluña

Impulsar las buenas prácticas

Así pues, OPC Cataluña ha lanzado la propuesta de crear "un documento de consenso y buenas prácticas que permita gestionar mejor la problemática de las room nights durante la organización de eventos profesionales".

La sugerencia ha sido una de las conclusiones de la tradicional jornada técnica anual celebrada en Barcelona, que ha reunido a más de 80 profesionales del sector MICE.

Este protocolo de mínimos relativo a las habitaciones de hotel tendría que considerar factores como:

1. "Deben tenerse en cuenta las circunstancias específicas y temporales, el modelo de negocio y las dimensiones de cada hotel".
2. "Las OPCs tienen que ser transparentes y comprometerse con unas peticiones que sean coherentes con la dimensión del evento".
3. "Acordar una política razonable en lo que respecta a los depósitos de reserva por parte del hotel y en concreto delimitar a qué partidas del presupuesto afectaría: salas, FB, habitaciones. Este es un requisito que OPC Cataluña considera muy importante, basándose en disponer de ciertas condiciones especiales por parte del hotel comparadas con las que dicho hotel puede aplicar a un evento MICE internacional, a cuya agencia no conoce ni ha sido un cliente fiel y habitual del establecimiento".
4. "Por parte del sector hotelero, se planteó la posibilidad de realizar alguna reunión puntual entre OPC, Hotel y Cliente final previo a la organización del evento para comentar y razonar las condiciones - políticas de reserva aplicadas en el establecimiento correspondiente".

Buscando fórmulas de consenso

Durante la jornada participaron varios expertos.

• Cristoph Tessmar, director del Barcelona Convention Bureau, afirmó que vincular la reserva de una sala para un evento local a un compromiso mínimo de un número de habitaciones puede ser contraproducente, ya que el propio hotel corre el riesgo de perder para siempre un gran cliente.
• Meritxell Miró, director of sales corporate & MICE Eastern Spain - Meliá Hotels International, apuntó que la disponibilidad de una sala para eventos depende de muchos factores, entre ellos la temporalidad, es decir, la coyuntura por la que atraviesa el hotel en el momento de la reserva.
• Juan Pablo Hernanz, director nacional de ventas de Marriott Auditorium Hotel & Conference Center (Madrid) comentó que una solución que se está planteando desde el Madrid Convention Bureau consiste en ofrecer opciones y packs para deslocalizar los eventos nacionales, que tradicionalmente se quieren organizar en Barcelona y Madrid, hacia las áreas metropolitanas de dichas provincias, dando ejemplos como Alcalá, Aranjuez o Sitges.

Sostenibilidad

En otra mesa redonda sobre "Más allá del greenwashing. Herramientas para lograr la sostenibilidad" se explicaron las herramientas gratuitas creadas por Catalunya Convention Bureau que ayudan a medir las acciones implementadas para favorecer la sostenibilidad de las reuniones y eventos.

Las herramientas son:

• Guía para organizar eventos sostenibles.
• Checklist de la sostenibilidad.
• Calculadora de la sostenibilidad de los eventos.
• Guía de compensación de emisiones GEI.

Próximamente, estará disponible la versión app y se realizarán formaciones al sector para saber cómo utilizar estas herramientas en profundidad, según ha informado OPC Cataluña.

Ramón Vidal, general manager de Torre Melina Gran Melià, durante la bienvenida a los asistentes. Fuente: OPC Cataluña.

La jornada se desarrolló en las instalaciones del Palau de Congressos, donde se han incorporado nuevas soluciones tecnológicas, y del hotel Torre Melina Gran Meliá, que también ha sido objeto de una reforma tras una inversión de 40 millones de euros. Contará con un nuevo restaurante para 120 personas y con un rooftop que podrá albergar hasta 400 personas.

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