Riesgos en business travel: 5 claves para proteger al viajero y la empresa

"El riesgo en los viajes ha aumentado en los últimos años", explicó el experto. A fenómenos meteorológicos extremos, fenómenos geológicos, alertas sanitarias, conflictos geopolíticos como factores desencadenantes, se unen también conflictos laborales, ya que una huelga en según que sector puede tener una grave repercusión en la planificación de viajes desarrollada por una empresa. El único modo de reducir su impacto es anticiparse y analizar exhaustivamente el terreno.

Alberto Malpartida, CEO de Tripcare en el AEGVE International Summit 2024. Fuente: Hosteltur.

Su consejo a los travel manager se resumen en estos cinco puntos:

1. Evalúa los riesgos: relacionando en un gráfico los países con las travel alerts existentes y contempla también los sesgos personales (el riesgo depende del destino, de lo que pasa en el destino y de las personas, si tienen alguna enfermedad o dificultad previa).
2. Actualiza tu política de riesgos de viajes: dividir los países en tres grupos según el umbral de riesgo, anotando casos concretos. Crear un comité de riesgos que implique a la dirección de la empresa es fundamental, así como también mantener una escucha activa de lo que comentan los viajeros de negocio de la empresa a su vuelta sobre las impresiones de seguridad en un destino.
3. Mantente informado de dónde está tu viajero y la situación.
4. Informa a tus viajeros de cualquier contratiempo.
5. Ofrece medidas mitigadoras en caso de viajes de riesgo que no puedan evitarse, incluyendo la formación específica del viajero, el uso de proveedores certificados con alta implicación en riesgos, ofrecerle asistencia 24 horas y la evacuación inmediata en caso necesario.

Malpartida defiende que lo más esencial que debe tener en cuenta el travel manager es que hay que cuidar al viajero, "lo importante es la seguridad del compañero, aunque luego hay que contar con los riesgos económicos o jurídicos, en su caso, que puedan repercutir sobre la empresa. "Gestionar los riesgos de viajes es una obligación y una recomendación", concluyó.

Durante la segunda jornada del AEGVE International Summit 2024, hubo lugar para analizar el avance en la integración de las medidas de atención a personas con discapacidad o necesidades especiales en los viajes y la importancia del capital humano en la mesa redonda "Casos de éxito y buenas prácticas", moderada por el presidente de Foro MICE, Luis Gandiaga, y en la que participaron Belén Valentín Gamazo, CEO de Best Way Events y presidenta de ADEAPE (Asociación Española de Personal para Eventos); Inma Blázquez, coordinadora de ASPEC (Asociación de Instalaciones Temporales) y Carlos Rueda, Transportation and Event Manager de Costa Cruceros.

En el debate se habló de la importancia de la formación del personal en todos los puntos en contacto con el viajero, así como de la preparación para ofrecer versatilidad y seguridad. También hubo un momento para hacer previsiones de cara a 2025, sobre las que coincidieron en la tendencia positiva de cara al próximo año en cuanto a eventos, de una subida respectoa a 2024, que ya ha sido de récord, o una estabilización, según el ámbito de actividad.

Representantes de los travel managers, sus proveedores y del SCCB. Fuente: SCCB.

En el balance optimista coincidió Sandra Felix, Senior Travel Manager & Acquisitions and TMC’s Global Strategies de Bosch, encargada de realizar las conclusiones del evento, aunque fue crítica con algunos aspectos. Por ejemplo, considerando que muy probablemente el incremento de presupuesto previsto en viajes de negocios por las empresas tenga más que ver con el coste que con el número de desplazamientos o que, como los agentes, tampoco los travel managers están contentos con la implantación del NDC, aunque, exigió, "las aerolíneas deberán tener en cuenta nuestras necesidades", de aquí al horizonte 2030, en el que se prevé la completa implantación.

Durante los tres días que durado el AEGVE Summit 2024, el Sevilla Congress & Convention Bureau (SCCB) ha actuado de anfitrión y ha mostrado a los congresistas algunas pinceladas de la nueva oferta de la provincia andaluza para MICE, así como el renovado hotel Ilunion Alcora, en el que se ha desarrollado el encuentro.

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