Las empresas no controlan el 13% de los gastos de viajes

La plataforma de formación continua Forum Business Travel constata que las empresas tienen dificultades a la hora de cuantificar los gastos adicionales que generan sus empleados cuando salen de viaje. Según la ponencia ofrecida por Iván Clemente, experto de Forum Business Travel, ante un nutrido grupo de gestores de viajes, “consolidar la información necesaria para calcular el coste total de un viaje no es fácil, ya que procede de fuentes internas y externas, principalmente la nota de gastos del viajero y la agencia de viajes”.

En su presentación “Cómo cuantificar los costes totales de los viajes de empresa”, Clemente subrayó que los proveedores están llegando a un límite donde los precios no pueden bajar más sin eliminar parte de los servicios. “Se tiende a la disgregación de los elementos del servicio para que cliente pague lo que necesita”, explicó. Esta tendencia genera nuevos gastos añadidos que las empresas tienen que empezar a controlar. Además, “va a ir en aumento mientras la presión negociadora esté basada en el precio”.

Para calcular bien los costes, hay que analizarlos antes y durante el viaje, pero también después. A la vuelta del desplazamiento, la justificación de los gastos se facilita enormemente con la utilización de medios de pago que crean registros transparentes, como la tarjeta de crédito, incluso para cantidades pequeñas. “Pagar en efectivo ya lo hacían los romanos”, ironizó Iván Clemente.

Para mejorar los procesos se hace imprescindible la tecnología. Íñigo García-Aranda, director comercial de Amadeus y ponente en la Sección de Innovación de Forum Business Travel, indicó que “las herramientas de autorreserva se están imponiendo como una de las mejores opciones de control y seguimiento de la política de viajes”, aunque advirtió que su proceso de implantación en las empresas puede ser lento y costoso. “El beneficio se percibe a medio plazo en la mayoría de los casos”, añadió.

Entre el resto de los expertos, Javier Ruz, jefe de Ventas Corporate de Air Europa, señaló que “hoy en día es difícil cerrar precios para todo el año, pero que se pueden negociar paquetes de servicios puntualmente”. Hugo Rovira, vicepresidente de Ventas Corporativas de Sol Meliá, advirtió que “la negociación basada exclusivamente en el precio puede comprometer la calidad de los servicios”. Por su parte, Estefanía Ruiz, de American Express Barceló Viajes, subrayó que “la agencia de viajes puede ser de gran ayuda en el control de los gastos añadidos y en la detección de costes ocultos, incluso como departamento externalizado para liquidar notas de gastos”.

También intervino Rafael Bilbao, director de Marketing de Halcón Empresas, para recordar que “tener una visión global de los servicios es de gran ayuda para negociar con los proveedores”. Gonzalo Casaubón, director de Ventas para España de Transhotel, destacó que “las agencias de viajes especializadas en el mercado business deben apoyarse en proveedores que suministren la tecnología suficiente para poder realizar de forma detallada, on-line y segura todas las transacciones”.

En los grupos de trabajo formados tras las ponencias, los gestores de viajes participantes en las sesiones de Forum Business Travel concluyeron que la negociación de las empresas con los proveedores de viajes va a contemplar cada vez más la agrupación de servicios que se han ido disgregando de la tarifa para recuperar el control sobre los gastos adicionales.