Las agencias se enfrentan en 2015 a un viajero de negocios que quiere "más por menos"

A nivel europeo, se prevé un aumento muy modesto de la actividad en la mayoría de categorías de reuniones en 2015. Aunque se espera que los presupuestos para reuniones experimenten un ligero descenso del 0,4%, esto supone una mejora con respecto a la reducción del 1,9% que se preveía para 2014. En cuanto al número de asistentes a reuniones, está previsto que disminuya en el próximo año.

España es el país que mejor se está recuperando, y se prevé un aumento considerable tanto en el número de reuniones como en su duración. En Reino Unido y Alemania, donde estaba previsto un crecimiento fuerte en 2014, las previsiones son más modestas para 2015.

"En Europa, cada país se encuentra en una etapa distinta de recuperación económica, y esto se refleja en la situación del sector de reuniones y eventos en los países respectivos. Si bien se prevé que el recorte en presupuesto total, así como en el gasto en reuniones individuales, será más suave que en 2014, los organizadores de reuniones en Europa se sienten presionados a ser más creativos y optimizar su presupuesto al máximo. Se les pide que crean experiencias con el mismo nivel de calidad que en años anteriores, a pesar del aumento continuo de las tarifas aéreas y de hotel,” dijo José Antonio Ruiz, director EMEA de American Express Meetings & Events.

La tecnología cobra una relevancia cada vez mayor en los eventos, y los planificadores de reuniones en Europa, especialmente en España y Francia, están impulsando la experimentación con tecnologías nuevas y diversas. Los organizadores de eventos proponen desde medios sociales para conectar a los asistentes, hasta tablets para facilitar la interacción con ponentes y anfitriones. En algunos países, la presión para innovar está resultando en el desarrollo de aplicaciones específicas para el sector. No obstante, las reuniones virtuales siguen sin convencer a las empresas en Europa, y el 15% de los encuestados indicaron que las reuniones virtuales e híbridas no suponen una alternativa viable a los encuentros presenciales.

Los organizadores tendrán que ser más creativos. Imagen Shutterstock

"Algunos países, como España, están experimentando más que otros con las reuniones híbridas. Aunque prevemos un crecimiento de las soluciones híbridas y virtuales en Europa, no será en el futuro inmediato".

Con el crecimiento de la tasa de ocupación en muchos países europeos como consecuencia de la demanda combinada de viajes de ocio, de negocio y de reuniones, los hoteles prevén que aumentarán las tarifas de grupo. Este incremento es esperado también por los encuestados para el 2015.

En lo que respecta a las tarifas aéreas de grupo, la dura competencia entre líneas aéreas dentro de los principales países europeos está ayudando a mitigar el impacto de una mayor demanda; aun así, se prevé un aumento del 1% en Europa.

Tendencias europeas de destino

Algunas empresas europeas siguen prefiriendo las reuniones de ámbito regional en lugar de grandes eventos con asistentes de todo el mundo. Respecto a destinos para reuniones, los planificadores europeos siguen citando "la percepción sobre destinos turísticos" como motivo de preocupación: para 2015, se prevé un aumento del 1,6% en el uso de instalaciones no tradicionales. Gran parte de las reuniones europeas en 2015 – alrededor del 87,4% - se prevé que tendrán lugar en ciudad. La crisis económica parece haber proporcionado un resquicio de esperanza a algunas ciudades: en concreto, las ciudades del sur de Europa que fueron duramente golpeadas por la recesión, como Madrid, Atenas y Roma, están resultando más atractivas para las empresas organizadoras en busca de precios más bajos. Se consolida la preferencia por hoteles de cuatro estrellas sobre los de cinco. En Francia, esta situación está provocando que algunos hoteles nuevos hayan tomado la decisión rompedora de comercializarse sin estrellas, con el fin de evitar ser excluidos como destino de reuniones por razones de política interna de las empresas clientes.

Las 10 principales ciudades europeas por volumen de reuniones y eventos

Basada en la actividad de los clientes de American Express Meetings & Events, la lista de las 10 principales ciudades europeas se ha mantenido bastante estable un año más, con los mismos destinos ya conocidos y tradicionalmente populares. Las cuatro primeras ciudades han conservado su puesto del año pasado. Berlín ha adelantado en popularidad a Bruselas, quedando en quinta posición.

1. Londres
2. París
3. Barcelona
4. Ámsterdam
5. Berlín
6. Niza
7. Bruselas
8. Roma
9. Frankfurt
10. Múnich

Previsiones por país

La perspectiva es positiva para Bélgica y los Países Bajos, con un incremento previsto del 1,4% en el gasto global en reuniones y un aumento del 4,7% en el número de congresos y ferias. Sin embargo, se prevé una disminución del 2,4% en el número de asistentes en los viajes de incentivo y eventos especiales. Los organizadores de eventos en Bélgica y los Países Bajos serán los más propensos a seleccionar ciudades de segundo nivel para los eventos en el 2015.

Dinamarca y Suecia son dos de los países europeos que registrarán recortes más grandes en el gasto, con una disminución del presupuesto individual prevista del 2,9% en 2015. Las tarifas de grupo en hoteles dentro de Dinamarca y Suecia aumentarán un 2,5%. Sin embargo, en estos países, los requisitos tecnológicos básicos como wifi, proyectores y sistemas de sonido, son incluidos cada vez más por defecto en los contratos de reuniones. Esta tendencia será de ayuda a las empresas organizadoras de reuniones en el contexto de restricciones presupuestarias y aumento de tarifas de hotel.

La economía en Francia aún no se ha estabilizado del todo, y por consiguiente, se prevé una ligera caída en el número y el gasto en reuniones. Sin embargo, aunque se espera que el número de asistentes disminuya en Francia, este descenso es menor que lo previsto para 2014 y se estima que el número de asistentes a reuniones de Consejo aumente un 1,8%. A pesar de estos descensos, se prevé que las reuniones de equipo interno en Francia sean las de mayor duración de Europa – 3,2 días de media, 1,4 días más que la media europea.

Los retos económicos de Alemania tienen su reflejo en las previsiones del mercado de eventos del país. Estrella en Europa en el Pronóstico del año pasado, con un aumento del 4,1% en actividad total, en 2015 Alemania prevé una reducción de entre el 0,1% y el 2,2% en el número de reuniones. Los viajes de incentivo y eventos especiales pierden popularidad y las empresas están buscando fórmulas más rentables de motivar a las personas. Esto está alimentando una tendencia hacia los talleres educativos y eventos de networking, y un alejamiento de los viajes “todo incluido” a destinos exóticos.

Después de un período difícil, España está experimentando cierto grado de crecimiento económico. Esto se traduce en una previsión de crecimiento en el volumen de reuniones, sobre todo las reuniones internas (2,6%), y los viajes de incentivo (2,1%) para la motivación de equipos comerciales. Las reuniones de Marketing y Ventas aumentarán un 3%. A pesar de que se prevé que los presupuestos se mantengan relativamente planas en el 2015, esto supone una fuerte mejora sobre el descenso del 7,1% que se preveía para 2014. España es claramente la excepción entre los países europeos en materia de duración de las reuniones, donde los viajes de incentivo y eventos especiales duran casi cinco días de media, casi dos días más que la media europea. Sin embargo, muchos organizadores de eventos celebran sus reuniones dentro de España, recortando así el tiempo de viaje.

Después de las predicciones positivas en el Pronóstico 2014, se espera que en 2015 el Reino Unido experimente un crecimiento modesto en todas las categorías de reuniones. El aumento mayor será en reuniones de Consejo, con un 3,3% de incremento en el número de reuniones y un 1% de crecimiento en número de asistentes. Se prevé una ligera disminución en el número de asistentes en las demás categorías de reuniones, como Marketing y Ventas, reuniones internas y conferencias. Se estima que los presupuestos en el Reino Unido se recortarán alrededor del 1% al nivel de gasto total. Se está organizando un mayor número de reuniones dentro de la UE, en parte para fomentar la participación de asistentes de Europa Central sin aumentar excesivamente el gasto en viajes. Se nota también una tendencia hacia la celebración de reuniones en aeropuertos, impulsada por el mandato de mantener reuniones cortas y maximizar el tiempo productivo disponible para los asistentes.