La negociación de los servicios adicionales aéreos, oportunidad de ahorro para los viajes corporativos

Este informe se ha articulado como una “guía práctica para incrementar los ahorros en transporte aéreo y terrestre”, y muestra a los gestores de viajes de las empresas cómo obtener ahorros en 20 áreas. Las propuestas van desde las más tradicionales de la gestión de un programa de viajes tales como concentrar el volumen en los proveedores preferentes, hasta nuevas soluciones como negociar los sobrecargos por combustible y servicios adicionales.

De hecho, el aéreo constituye el gasto más importante en la mayoría de los programas de viajes ya que supone prácticamente la mitad del gasto del presupuesto de viajes. A medida que las condiciones del mercado evolucionan, las empresas se enfrentan a nuevos retos y oportunidades a la hora de optimizar su gasto aéreo.

Grégoire Boutin, consultor sénior del CWT Travel Management Institute que ha coordinado este estudio, comentó: “este informe se centra en las áreas del programa de viajes que están más maduras como el aéreo y también en aquellas que lo están en menor medida, como el transporte terrestre. Es interesante que ambas ofrezcan oportunidades aún por explotar”.

Reducción o exención de los servicios aéreos adicionales

CWT ofrece distintos consejos para ayudar a las empresas a obtener nuevos ahorros:

Negociar una reducción o una exención de pago de los servicios adicionales aéreos. Estos cargos suplementarios, tales como cargos por maletas y restauración a bordo, representan aproximadamente un 6% del gasto en aéreo de las empresas. Solamente un 55% de los gestores de viajes cuantifica este gasto.

También habla de negociar con las aerolíneas un rembolso o descuentos retroactivos de los sobrecargos por combustible. Estos pueden otorgarse a final de año en función del negocio que la empresa le ha proporcionado a la compañía aérea a lo largo de todo el año. Los sobrecargos por combustible, que aparecen crecientemente desconectados del coste actual de las aerolíneas, representan un considerable 7-12% del gasto en aéreo. Desde abril de 2011, están creciendo el doble que el precio del petróleo.

Y en cuanto a los sistemas de distribución, recomienda llevar a cabo auditorías regulares para comprobar si las tarifas se han cargado correctamente en los GDSs (Global Distribution System – Sistemas Globales de Distribución). En un caso del estudio, se mostró cómo el 6% de las tarifas aéreas negociadas se habían cargado mal o con retraso, algo que puede provocar la pérdida de ahorros si los viajeros reservan tarifas incorrectas o no negociadas.