Congresos y convenciones: 10 tendencias para el 2011

1) Repunte de la demanda

Según apunta Rob Davidson, autor del informe de tendencias de la feria EIBTM, la más importante de Europa dedicada a este segmento, el 33% de los organizadores de eventos prevé que el número de reuniones crecerá "un poco" el año que viene mientras que un 17% espera un crecimiento "bastante superior" respecto a 2010, según una encuesta encargada por la EIBTM.

En cambio, un 10% considera que el número de reuniones bajará un poco y sólo un 3% opina que la caída será más abrupta.

Los encuestados, de 23 países y dedicados a organizar viajes de congresos, convenciones e incentivos, prevén en líneas generales un mayor número de operaciones en 2011, pero sin que ello se traduzca necesariamente en un aumento de los beneficios.

2) Lo mismo por menos

Y es que para el 61% de estos profesionales, el mayor desafío al que se enfrentan en estos momentos es la reducción de los presupuestos de viajes por parte de las empresas y asociaciones profesionales.

"El repunte en las reuniones de empresa están siendo notable en varios países europeos, pero las organizaciones quieren la misma calidad, o cantidad, por menos dinero", apunta Rob Davidson.

En cualquier caso, y según apunta este experto, "si la ocupación sube en 2011, la confianza de los proveedores se reforzará considerablemente, lo que podría llevar a incrementos notables de los precios en 2012".

3) Las empresas recapacitan

Por su parte, Olga Navarro, directora de márketing de la agencia receptiva ITB y responsable de comunicación de SITE Spain (Society of Incentive & Travel Executives) también confirma que para 2010 se prevé un ligero incremento en el número de eventos.

Ahora bien, añade, "bastantes empresas se han dado cuenta de que, al dejar en manos del director de compras la elección de un destino para organizar un evento, el criterio de acabar cogiendo la oferta más barata les ha creado problemas, pues no se han alcanzado los objetivos marcados para la reunión".

También es cierto las empresas españolas han reactivado de nuevo los viajes de negocios de sus ejecutivos y comerciales con el objetivo de dinamizar las ventas.

Así lo apunta Marcel Forns, director general del grupo de agencias Gebta, líder en business travel en España con una cuota de mercado conjunta del 34%.

"Numerosas empresas han visto que cuando sus empleados han dejado de moverse, han caído todavía más su facturación", expone Forns. En todo caso, añade el director de Gebta, las políticas de reducción de costes en los viajes están a la orden del día, así que "las empresas viajan ahora de forma mucho más eficiente".

4) Acentuación de diferencias entre mercados emisores

Se prevé que Alemania y Francia, al tener un crecimiento económico más firme, puedan también tirar de la demanda ya que sus empresas irán a mejor. En la otra cara de la moneda se sitúa la propia España, cuya demanda interior es fundamental por ejemplo para generar congresos y convenciones en pequeñas y medianas ciudades.

5) Accesibilidad, factor crítico

Mientras que los grandes congresos internacionales se planifican a cinco años vista, las convenciones de empresas han sido el segmento que más ha acusado la crisis.

"Muchas empresas han reducido sus plantillas debido a la crisis. De modo que, cuando algún empleado sale de viaje, su ausencia se nota más. Por este motivo, hoy más que nunca los clientes piden que el viaje dure lo menos posible y por eso piden una buena accesibilidad hasta el destino, preferentemente aérea, y los menores tiempos de espera posibles en las conexiones o transfers por tierra", explica Olga Navarro.

De este modo, destinos con pocas frecuencias, o sólo servidos con aerolíneas low cost, pierden competitividad.

6) Clientes principales

Tradicionalmente, el sector médico-farmacéutico ha sido uno de los clientes principales del turismo de reuniones. Según el informe de tendencias de la EIBTM, las perspectivas para el 2011 son favorables.

"Lo que genera congresos y convenciones en este segmento es el número de productos que se lanzan al año", explica el analista Rob Davidson. Y dado que el lanzamiento de productos ha continuado a buen ritmo, se prevé que todo este movimiento económico generará más eventos a lo largo de 2011.

En cambio, las perspectivas son menos optimistas en el sector de la automoción. Y es que las ventas de automóviles de nuevo han vuelto a bajar en Europa y Estados Unidos tras el fin de los programas de ayuda para la compra de un coche.

7) Internet y redes sociales

Igualmente las asociaciones que organizan congresos, las empresas que montan eventos para sus vendedores, etc, cada vez con más insistencia están reclamando que el hotel o el centro de convenciones tengan un acceso "eficiente" a internet.

"Esto es lo básico que hoy piden los 'meeting planners': banda ancha. Esta demanda eclipsa todas las otras", dice Rob Davidson. Esto es debido al uso constante de ordenadores en las reuniones, pero también al incremento de 'smartphones'.

Además, las redes sociales han experimentado un "gran salto adelante" en el turismo de reuniones, dice Rob Davidson. Por ejemplo, los organizadores de eventos ya recurren a TripAdvisor o a Linkedin para compartir información sobre los servicios y la calidad ofrecidos por los centros de convenciones.

Por ello, Davidson lanza una advertencia a hoteles y palacios de congresos: "Piensen qué están haciendo ustedes en las redes sociales y no asuman que sus clientes entran en Facebook sólo para entretenerse un rato".

8) Mercado más abierto

Otro factor que está dinamizando el mercado de las convenciones e incentivos es el levantamiento de restricciones en numerosos países para permitir la entrada de viajeros de negocios procedentes de economías emergentes, según destaca el informe de la EIBTM.

El mercado está mucho más abierto también porque entran nuevos competidores, sobre todo en la Europa Central y del Este, que están renovando sus hoteles y centros de convenciones.

Según la encuesta a los organizadores de eventos realizada por la EIBTM, los motivos por los cuales se escoge un nuevo destino son: la relación calidad-precio ofrecida (36% de los encuestados lo citan como primera causa); el valor en si de la novedad (35%) o el hecho de que pueda establecerse un vínculo de negocios con el destino (32%).

"La industria tiene apetito por nuevos destinos y esta es una tendencia importante, pues tradicionalmente el sector era conservador y buscaba lugares conocidos y testados", explica Rob Davidson.

9) Última hora

Por su parte, Francisco Quereda, presidente del capítulo español de la asociación internacional MPI (Meeting Professionals International) y del Convention Bureau de Málaga, también confirma que de cara a 2011 "hay buenas perspectivas", según las valoraciones generales recogidas por esta organización.

"Los congresos van a mejor, mientras que los incentivos se recuperan más lentamente". En todo caso, añade, las reservas de última hora que llegaron con la crisis se mantienen a la orden del día.

Y pone un ejemplo: "En el mercado de EEUU de incentivos antes nos pedían un presupuesto con tres años de antelación. Ahora son tres meses. Nos hemos tenido que acostumbrar a esta nueva realidad".

En cualquier caso, los plazos para la organización de un evento seguirán siendo cortos, dice el coordinador del informe de la EIBTM. Esto será debido a que en 2011 "las personas encargadas de la planificación y contratación de una convención no tendrán la confianza plena de que podrán disponer de un presupuesto suficiente hasta relativamente poco tiempo antes de la fecha del evento".

10) Micro-operadores expulsados

Finalmente, otra tendencia que se está observando es que la crisis está expulsando del mercado a micro-operadores de servicios turísticos.

Así, según apunta el presidente de MPI España, las micro-empresas y freelancers que llegaron al mercado "en los tiempos de abundancia de negocio y en ocasiones con falta de preparación, lo que podía crear problemas para la imagen del destino" han ido saliendo del sector.
 
Por su parte, Marcel Forns, director de Gebta España explica que las empresas, debido a la crisis, desean cada vez más medir hasta el último céntimo su presupuesto de viajes.

"Cada vez debemos incorporar más indicadores. Se requiere por tanto un mayor nivel de profesionalización en el business travel, lo que puede dejar fuera a algunas agencias sin recursos suficientes", concluye Forns.

El reportaje ha sido publicado en la revista HOSTELTUR de enero y puede descargarse también en pdf como Congresos y convenciones, 10 tendencias para el 2011.

Xavier Canalis (actualidad@hosteltur.com)
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