El móvil como herramienta de trabajo

Si bien es cierto, que algunos estudios apuntan a que el uso del móvil en el trabajo puede distraer a los empleados y restar eficiencia en su labor, no es menos cierto que el móvil se ha convertido en una herramienta indispensable en determinados lugares de trabajo, sobre todo en aquellos con grandes instalaciones y dispersión del personal. En el sector hotelero, aplicaciones como hotelkit, mucho más completas y productivas, se abren paso poco a poco ante el problema que supone el uso del WhatsApp en la actividad laboral.

Problemas a la hora de usar el WhatsApp en el trabajo

Mandar un mensaje por WhatsApp es ya un hábito asumido en nuestra sociedad. De hecho, no son pocas las empresas que utilizan el WhatsApp también para su comunicación interna, una decisión no exenta de posibles problemas, sobre todo teniendo en cuenta que

• el número de teléfono, el estado, la fecha y hora de conexión, así como la foto de perfil, son considerados datos personales y privados y las empresas podrían recibir sanciones que oscilan entre los 900 y los 600.000 euros por vulnerar la nueva Regulación General de Protección de Datos (RGPD).
• Además, la línea entre el ámbito personal y profesional es realmente difusa y es fácil incurrir en horas extras, puesto que el empleado puede recibir mensajes fuera del horario laboral, si bien, también por ley, no está obligado a atender dichos mensajes. De hecho, puede apagar dicha herramienta al finalizar su jornada, pero claro a la vez apaga su red de mensajes personal.
• En cualquier caso, no hay garantía alguna de que el destinatario haya recibido dicho mensaje, ni siquiera el doble check azul es fiable.
• Otro problema es la seguridad y el almacenamiento de datos en servidores sobre los que la empresa no tiene acceso, por no hablar de la posibilidad de que el empleado abandone la empresa y se lleve consigo toda la información intercambiada.

En resumen, se trata de una red de mensajería destinada a la comunicación y al ocio y no tanto a la actividad empresarial.

Solución: aplicaciones de comunicación interna para trabajar

Por su parte, las aplicaciones profesionales, entre ellas la mencionada anteriormente, están destinadas a la comunicación interna en el hotel y a digitalizar los procesos y las actividades diarias, quedando todo registrado y evitando perder información alguna.

• Un primer problema que se evita la empresa, es que se trata de una red profesional y se pueden establecer preajustes para que solo lleguen notificaciones durante el horario laboral. La diferencia entre lo personal y lo profesional queda claramente delimitada. El uso de los datos se restringe estrictamente al ámbito profesional.
• Los mensajes también son instantáneos y se refleja en tiempo real quién y a qué hora ha leído un mensaje, una forma inmejorable de evitar correos innecesarios.
• Además, algunas aplicaciones cuentan también con un manual, una especie de Wikipedia de cada establecimiento, para que el empleado goce siempre de toda la información necesaria en su dispositivo móvil, lo que, sin duda, facilitará enormemente ciertos procesos. Si el trabajador deja la empresa, simplemente habría que desactivarlo y ya no tendría acceso a dicha información. O incluso si se prefiere que el empleado solo pueda acceder a la aplicación cuando está en su lugar de trabajo, se puede restringir el uso de determinadas herramientas mediante la IP.
• En caso de solicitar al trabajador informes a través del WhatsApp, le será imposible atender la solicitud, mientras que con una aplicación específica y profesional, no importará si está en la oficina o no, ya que podrá trabajar directamente en la aplicación.
• Como en WhatsApp, se pueden adjuntar imágenes o vídeos, así como todo tipo de documentos, existiendo además la posibilidad de dar formato al texto directamente en la plataforma, opción que no existe en WhatsApp.
• Y una ventaja más, al quedar todo digitalizado y registrado automáticamente, se pueden extraer rápidamente estadísticas para optimizar los recursos y la eficiencia en el hotel.

Aunque ciertos sectores todavía se muestran reacios, cada vez menos discuten ya, que el móvil sea una herramienta esencial en el mundo laboral en general y en los hoteles en particular, si bien, es verdad que es importantísimo usarlo adecuadamente, para que sea un activo más y no un problema.