¿Por qué no ahorramos en la gestión de los gastos de viaje?

Si durante los últimos años tanto agencias de viaje como empresas han puesto el foco en una gestión más eficaz y eficiente de los gastos de viaje, simplificando los procesos y potenciando el ahorro… ¿Por qué no terminan de despegar soluciones para incorporar a los procesos de gestión otros gastos tan importantes en los viajes como las comidas, los taxis o los tickets de aparcamiento?

Todos los que de una u otra manera formamos parte del mundo “Business Travel”, somos conscientes de la importancia que para las empresas tiene el capítulo de gastos de viaje. Al mismo tiempo, también es común pensar que cuando nos referirnos a las partidas de transporte o alojamiento, la gestión actual resulta razonablemente eficaz.

Pero, ¿qué sucede con el resto de los gastos de viaje?… Si tenemos en cuenta que es una partida significativa en la gestión diaria de las empresas, no tiene mucho sentido que sea al mismo tiempo una de las menos estandarizadas, automatizadas y costosas de gestionar.

Comidas de empresa, desplazamientos en taxi, tickets de aparcamiento o peajes,… todos ellos conforman una parte muy importante del gasto habitual de los viajeros de muchas empresas. Incluso dependiendo de la tipología y actividad, en algunas compañías, estos llegan a ser superiores a los generados por el transporte y el alojamiento. Entonces… ¿Por qué no se estandariza su gestión?

Es lógico pensar que con la tecnología de hoy en día, deberíamos tener un mayor control sobre esta actividad, una automatización de procesos, la consolidación de toda la información generada con reportes detallados de actividad, informes de consumo por empleado, integración con los sistemas de contabilidad y gestión,… y por el contrario lejos de ello, la realidad nos demuestra que seguimos manteniendo una gestión totalmente manual con las habituales notas de gasto, las autorizaciones y el volcado de datos para su control a los diferentes ERP´s corporativos.

Pero en mi opinión, el perjuicio más evidente y directo, es la incapacidad que a día de hoy tienen las empresas para desgravarse el IVA de todos estos gastos. ¿Os imagináis el ahorro directo que una adecuada gestión podría generar este punto?.

Disponemos de la tecnología necesaria, existen proveedores con el producto necesario: eltenedor, Mytaxi, Hailo, Taksee, Empark o Saba; y la aparente predisposición de los actores intermediarios del servicio de consolidación y gestión del viaje: GDS y agencias especializadas.

Entonces, ¿Por qué no ahorramos en la gestión de los gastos de viaje?