10 Consejos para categorizar establecimientos de alojamiento de turismo rural en Castilla y León, que nunca te daría la Administración

A continuación daré consejos que ayudarán a categorizar alojamientos rurales que nunca daría la Administración. Útiles para los que aún no han presentado la documentación y para los que ya lo hayan hecho, pero quieren mejorarla.

Dirigidos a establecimientos que tuvieran la consideración de alojamiento rural, a la entrada en vigor del decreto, y que son Posada, Casa Rural (de Alquiler o Alojamiento Compartido), o bien, Centro de Turismo Rural. Estos últimos, deberían haber presentado la documentación como Hotel Rural. Pero no es su única opción. Posadas y Casas Rurales, deben hacerlo antes del 21 de diciembre de 2015. Queden apenas 20 días, pero aún estás a tiempo de hacerlo correctamente.

1. Presenta la documentación en plazo: si no tienes tiempo suficiente para hacer las cosas bien presenta lo mínimo necesario. Descarga la declaración responsable y cumplimenta cada criterio con la puntuación mínima, obtendrás una estrella, ya tendrás tiempo para hacerlo mejor.

2. No encargues la placa identificativa hasta que ratifiquen tu categoría: Compra la placa una vez recibas el informe del servicio de inspección donde dirán si realmente ostentarás esa categoría, o queda condicionada a determinadas actuaciones que deberás realizar en el plazo que ellos determinen.

3. Juega con la capacidad: haz tu alojamiento lo más flexible posible mediante el aumento de la capacidad. Ya que puntúan igual las habitaciones dobles que las triples. Si alguna mide 14 m2, pásala a triple y juega con ella. Haz lo mismo con las Individuales. Podrás ofrecer cama supletoria, si la habitación mide un 25% más del mínimo, y dos si mide un 50% más. Ofrece cunas, no contabilizan pero amplían tu público objetivo. Recuerda que la nueva capacidad de las Casas Rurales son 16 plazas.

4. De CTR a ... : Si eras o “eres” un Centro de Turismo Rural y no quieres pasar a ser Hotel Rural, puedes optar a ser Casa Rural de Alquiler, Posada en función de las peculiaridades del edificio, o puede que; hotel, hostal, pensión o albergue turístico, al igual que las Casas Rurales.

5. Facilita la labor al servicio de inspección: presenta toda aquella documentación que facilite la actuación del servicio de inspección. Planos, fotos, documentación normalizada (modelo de factura, contrato de admisión, hoja informativa, confirmación de reserva, listado de servicios y precios), reglamento de régimen interno (si no lo tienes, piensa en hacerlo, es fundamental si quieres evitar problemas y reclamaciones, que de no tenerlo, pueden ser justificadas, y teniéndolo pasan a ser anecdóticas), directorios y/o documentación en los idiomas ofrecidos, copia de la cartelería informativa; nombre, clasificación y categoría, aforo, horarios, existencia de Hojas de Reclamaciones y Reglamento de Régimen Interno. Adjunta todo lo que ayude a minorar el tiempo de estancia del servicio de inspección. Cuanto más hayas aportado, menos tiempo estará rebuscando en tu establecimiento y percibirá que trata con profesionales del sector y no con "paracaidistas rurales". Otro elemento que ayudará y te diferenciará, serán vídeos que muestren situaciones reales o cuasi-reales acerca de la manera en la que prestas tus servicios. Un buen ejemplo; realizar un vídeo donde se muestre cómo recibes a un cliente extranjero.

6. No hagas caso a terceras personas, contrata a profesionales y contrasta opiniones: no hagas caso del vecino, colega o presidente de asociación, tampoco de tu cuñado, recién titulada sobrina… Y menos, de tu gestor o asesor, en el 90% de los casos son; fiscales, laborales y contables…, de turismo saben muy poco. Aunque te ofrecerán sus servicios, sin saber de qué se trata, cobrando por ello. Consulta a profesionales del sector, te harán propuestas para mejorar la rentabilizar tu negocio. Este post es una prueba de ello, aunque seguramente, ya sea tarde y hayas contratado, y pagado, a tu "sabelotodo" gestor. O quizás te asesoró un colega o la sobrina que acabó turismo el año pasado. Compara lo presentado, con lo que podrías presentar y recuerda que puedes volver a presentar una nueva declaración. La descarga del documento es gratis, saber lo que se escribe en él tiene un precio.

7. Aprovecha vacíos legales, erratas u omisiones: hay aspectos subjetivos que pueden resultar beneficiosos o no. Si algún criterio te perjudica, argumenta bien tu posición. Por ejemplo; "cocina cuya superficie y equipamiento guarde relación directa con la capacidad del establecimiento" en las Posadas. Otra errata u omisión la encontramos en su capacidad, que no aparece definida. Por lo tanto las Posadas, no tienen límite de capacidad. Aspecto perjudicial, para el establecimiento y el sector. La capacidad máxima debería aparecer en los Requisitos Comunes del decreto y la capacidad concreta en los Requisitos Específicos de cada uno de ellos.

8. Dispón todo aquello que hayas declarado ofrecer: prepáralo todo para la visita del servicio de inspección. Una vez presentada la declaración responsable, pueden llegar sin previo aviso, o incluso actuar como "cliente misterioso". Razón por la que debes contar con todos aquellos equipamientos y servicios que hayas declarado disponer. Sé profesional y no te la juegues, no puedes fallar en algo tan fácil.

9. Tu teléfono personal, puede pasar a considerarse "público": Este servicio puede ser gratuito, o no. Si vas a cobrar por él, debes indicar el precio. Puedes establecer un tiempo máximo y tipo de llamada. Por ejemplo; 5’ gratis, resto a precio por minuto o fracción. Y recuerda, los precios son libres, así que puedes poner precios desorbitados por utilizarlo y así finiquitarás el problema.

10. Señaliza, equipa, ofrece…: Si dispones de espacio propio y reservado para porteo de equipajes, señalízalo con un cartel y adjúntalo. Señaliza accesos en tu web y en las proximidades. Equipa las zonas comunes exteriores con mobiliario adecuado. Ilumina las mesas del comedor dirigiendo la luz hacia ellas. Acuérdate del revistero, alucinante pero es la clave para alcanzar la puntuación máxima en este criterio.

Aunque no puntúe y el decreto solo hable de una toalla, es práctica habitual del sector, poner en cada habitación, una toalla de baño y otra de mano, por persona, más una alfombrilla. Entiendo que aquí hay una errata, en cuanto a la toalla al decir "de baño de mano", en vez de "una de baño y una de mano", y una omisión al no hablar de la "alfombrilla". Eso sí del papel higiénico, no se olvidan y te obligan a poner uno en el soporte y otro de repuesto. Dónde, no dice nada, “por allí encima, donde puedas”

El equipamiento exterior de ocio, puede ser una zona verde o de arena. Con una peonza, unas canicas y una soga, tenemos ocio adulto, infantil y autóctono. Similar ocurre con los juegos de sala de los espacios interiores, pon una diana y dardos y puntúa.

Ofrece como trato al cliente, un detalle de acogida en recepción. Sirve una tarjeta de tu establecimiento con la dirección en el anverso y un calendario o el mapa de rutas de la zona en el reverso. Como detalle de acogida en las habitaciones, cualquier cosa que no resulte cara en exceso; caramelos u otros.

Como oferta especial para clientes, busca algún producto típico de tu zona y ofrécelo con descuento a tus clientes. Como bonos descuento, colabora con tiendas o restaurantes de tu entorno. Ofrece servicio de reserva de actividades, la nueva Ley de Viajes Combinados permite vender servicios sueltos de terceros, pero pasarás a ser el responsable directo de los posibles errores que cometan los prestatarios de los servicios que tú les has vendido a tus clientes. Ofrece descuentos o extras a niños o adultos y crea una tarjeta de fidelización a modo de sello con beneficios por ocupación.

Si reduces, reutilizas o reciclas, justifícalo mediante documentos internos. Haz que lo sepa y lo vea el cliente, por ejemplo colocando papeleras para cada cosa en zonas comunes y/o en habitaciones. Indica que el establecimiento facilita asistencia a personas que lo requieran.

Ofrece hojas de sugerencias, pon un buzón en recepción y otro en un lugar donde se sientan cómodos para depositarlas. Crea un registro con ellas. Elabora un cuestionario propio. Dispón de un calendario de ocupación. Crea procedimientos de gestión y control de mantenimiento, personal, proveedores. Realiza estudios de tu establecimiento, o contrátalos a terceras personas, también puntúa.

Si ofreces depósito de equipajes, resultará profesional que entregues un documento a modo de identificación de los bultos y será oportuno, que los guardes bajo llave, valdrá cualquier sala que tenga cerradura y pueda utilizarse a este efecto. Y acuérdate de presentar este documento identificativo de custodia junto con el resto de la documentación.

Del tamaño, composición, productos, número, cantidad o precio del buffet, no dice nada con lo que quedará al libre criterio del establecimiento. Como Servicio de habitaciones ofrece sándwich, bebida y listo.