Marketing turístico offline - Entrega #3

Aunque algo tiene de parecido con la participación en ferias, haciendo referencia a la presencialidad, se diferencia primordialmente por aspectos más técnicos del acto propio de comercialización. En este sentido, compartiré contigo 9 claves que aplico cada vez que participo en un evento comercial de estas características y lograr citas de negocios efectivas:

1. Evaluar la participación. Lo primero y más importante antes de confirmar la participación en una rueda de negocios o gira comercial es cuestionarte si estás completamente preparado (financiera, comercial, administrativa y operacionalmente) para cubrir una demanda específica y diferente a la que actualmente se maneja. Recuerda que estos eventos están diseñados primordialmente para llegar a nuevos mercados o potencializar el existente, y eso requiere un esfuerzo extra.De la misma manera, estudia muy bien el tipo de evento comercial para saber si se alinea a tus objetivos comerciales, ya que estos pueden estar enfocados a un mercado particular o ser muy genéricos:

○ Según el origen del viajero. Por ejemplo: La gira comercial -Roadshow- de la Alianza del Pacífico y el apoyo de PROCOLOMBIA que realizamos en agosto del año 2017, en donde oferentes de Chile, Colombia, México y Perú viajamos a China para ofertar al mercado de este país, con citas de negocios en ciudades como Beijing, Shanghai, Guangzhou y Hong Kong en un viaje de 10 días.

○ Según la tipología de turismo: Por ejemplo: El Colombia Nature Travel Mart -CNTM-, evento en el que he participado por 7 años consecutivos. Esta es una rueda de negocios en donde empresas turísticas de Colombia principalmente especializadas en turismo de naturaleza ofertan a mayoristas provenientes de países priorizados según los estudios de mercado de PROCOLOMBIA.

○ Ruedas de negocios generales: Donde se ofertan todo tipo de productos y servicios para su exportación, incluidas aquellas que componen la cadena de valor del turismo.

Habiendo tomado la decisión de participar, estudia muy bien las condiciones del evento comercial. Debes tener claro los costos de participación, elementos que incluye y no incluye, como viajes y traslados internos, alojamiento, alimentación; duración de las citas, número de agendas y participantes por empresa, además de algunas condiciones especiales como el acompañamiento de intérpretes en otros idiomas diferentes al nativo, puntos de conexión para dispositivos electrónicos y de cómputo, entre otros.

2. Ser selectivo. Luego de tu inscripción y abierto el agendamiento de citas, enfócate en aquellos clientes potenciales que verdaderamente tienen afinidad con tu nicho de mercado, tu actividad, filosofía de servicio, forma de hacer las cosas o cualquier otra característica que hayas definido para darle el estatus de primordial. En este punto debes investigar más sobre éste, así que infórmate muy bien sobre quién es, cuáles son sus necesidades o preocupaciones y qué soluciones le puedes resolver o garantizar.Para ahondar más, revisa al detalle su página web y redes sociales, búscalo en Google para saber si vende desde OTAs, por ejemplo, o si existe alguna nota periodística, imagen, video o descripción que te permita obtener mayor información. De esta manera podrás tener argumentos más sólidos a la hora de entablar una conversación, además de saber realmente con quién estás hablando y a qué nivel de negociación te podrías enfrentar.

3. Ser puntual, cordial, preciso y breve. La primera carta de presentación además de la imagen, la cual debe ser impecable -como la de una persona de negocios-, es la puntualidad, la amabilidad y la formalidad con la que te expreses ante el otro, recuerda que es ser amable, no festivo; y formal, no antipático.El tiempo es un factor fundamental, en este sentido es importantísimo llegar con un “speech” -discurso- previamente preparado y ensayado. Pero no relatado como un guion de novela, sino, como una conversación amena de preguntas y respuestas que además se dan con emocionada entonación demostrando la pasión que sientes por la oferta que se está exponiendo. Todo en el tiempo previsto y sin pasarte de él, para lo cual es necesario tener total atención y control de la conversación.

4. Ir más allá de la oferta. Si bien la idea es hablar de lo que tengo para ofrecer, lo magistral es responder a la pregunta de cómo mi oferta soluciona la necesidad/problema o dolor que tiene el cliente, jamás lo olvides. Demuestra que lo entiendes y conoces a la perfección a lo que se enfrenta -aquí demuestras empatía-, de esta manera se crea una sintonía que hace que la conversación fluya y se demuestre un interés más allá de vender. Para empatizar es necesario preparar un par de preguntas reflexivas y detonantes que permitan conocer directamente “del afectado” sus preocupaciones, de esta manera ir marcando el camino que te llevará a la propuesta indicada, recuerda que cada cliente es diferente y por consiguiente, cada discurso o conversación. Sé un buen receptor y escucha mucho más de lo que hablas, de manera asertiva.

5. Establecer tarifas proyectadas. Uno de los errores más grandes que se comente al participar por primera vez en una rueda de negocios o gira comercial es llegar con un portafolio establecido únicamente con precios al día. La razón es que en una rueda de negocios te encontrarás con clientes potenciales que ofertan sus planes a mercados que suelen reservar con mucha anticipación. Por ejemplo, viajeros de países como Francia, Bélgica, Suiza, Alemania y Países Bajos, entre otros, suelen planear sus vacaciones de verano (entre julio y agosto) con tanto tiempo previo que reservan desde finales del año anterior. Entonces preséntate con tarifas actuales y proyectadas a uno, incluso dos años según la fecha en la que participas de un evento de estos.Aquí te comparto otros aspectos importantes que debes tener en cuenta al definir tarifas:

○ Tipo de moneda: Trabaja con precios en la moneda local del comprador, o en su defecto con la moneda universal: el dólar.

○ Valor de cambio: Ten presente que al trabajar con moneda extranjera se está sujeto al mercado cambiario, generando beneficios cuando está de nuestro lado pero garrafales pérdidas cuando el cambio es contrario.

○ Factores externos: Aspectos como la inflación y la devaluación, generados por factores sociales, económicos y de seguridad, pueden verse sustancialmente trastornados, afectando la operación con las tarifas establecidas.

○ Políticas de reserva, cancelación y cambios: Debes establecer igualmente las condiciones de reservación y formas de pago, descuentos o promociones, devolución por cancelación, fianzas o penalidades, plazos y formas de reembolso, entre otros.

6. Ser humano. Por muy comercial y profesional que sea la conversación llevada, el lado humano debe estar presente. Trata, en lo posible, de conversar unos pocos minutos -si el tiempo lo permite- sobre otros asuntos más triviales, como lo hecho el fin de semana o los planes que se tienen en las próximas vacaciones, sobre los hijos (si comparten el ser padres), en fin, cosas que les ayude a distensionar el momento. Hablar de propuestas, planes, precios, comisiones, descuentos y más, en cierta medida son algo estresantes y por ende se hace necesario hablar en otros términos, más “amigables”. Eso sí, evita en lo posible hablar de política, religión y otros tópicos que puedan facilitar una discusión o controversia; así como hablar mal de la competencia, eso ni en chiste.

7. Ser transparente, antes que simplemente agradar. Por quedar bien en muchas ocasiones se comete el error de prometer más de lo que es posible brindar, en otras palabras, nunca ofrezcas algo que no puedes dar o cumplir. En una negociación es mejor decir “no” y explicar el porqué, que decir sí a todo lo solicitado, pensando que con esto vas a atraer, retener o incentivar la compra, para luego, en el peor de los escenarios, quedar mal con el cliente y perderlo para siempre. Esto no sólo es una falta de cumplimiento, sino además, daña la reputación, lo más valioso que puede tener una empresa y entre otras cosas, abre puertas a nuestro paso.

8. Participar de los encuentros sociales. Hay diversos eventos que generalmente se organizan en el marco de las ruedas de negocios o giras comerciales, y como nunca se sabe dónde está la oportunidad de conocer a la persona correcta para el desarrollo de algún proyecto, presentación de una propuesta, alianza comercial, etc., participar en ellos toma relevancia. Tan importante es este punto que la gran mayoría de eventos internacionales en los que he participado como ferias, ruedas de negocio y roadshows, tienen al inicio, al final, o en ambos pequeñas reuniones de “networking” en donde compradores, vendedores y autoridades, entre otros, se encuentran para relacionarse socialmente de una manera más informal, incluso al son de buena música, alguna bebida y un poco de comida.

9. Cumplir con los compromisos adquiridos. Es indispensable, además dice mucho de ti y de tu empresa, realizar las tareas prometidas durante la cita de negocios; compromisos como el envío de portafolios específicos, material multimedia requerido, lista de precios con sus respectivas políticas de reservación y cancelación, descuentos y formas de pago, entre otros. Todo lo prometido es deuda, y se debe hacer según los acuerdos pactados, de esta manera se genera la confianza necesaria en los negocios y se da inicio a una relación comercial duradera.

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