Registro de huéspedes: 5 cambios a tener en cuenta para cumplir la nueva normativa

El 2 de enero de 2023 entró en vigor el Real Decreto 933/2021 del 26 de octubre, que establece las obligaciones de registro documental de huéspedes con un período de adaptación de 5 meses. Sin embargo, desde esta fecha se han aprobado dos moratorias debido a la “complejidad técnica del desarrollo y del volumen de operaciones de tratamiento que lleva aparejada su implementación”, según comunicaba el Ministerio del Interior en la última nota informativa de octubre de 2023.

El período de adaptación acaba el 1 de octubre de 2024 y aquellos alojamientos que no hayan realizado las implementaciones pertinentes deben ponerse ya manos a la obra para evitar sanciones.

Cambios y aspectos clave de la nueva normativa

1. Aspectos generales

- A quién aplica: personas físicas o jurídicas cuya actividad principal sea la de hospedaje.

- Fecha de inicio de cumplimiento: en vigor desde el 2 de enero de 2023; a partir del 1 de octubre de 2024 se considera finalizado el período de adaptación y podrán aplicarse las sanciones correspondientes.

- Responsabilidad de la veracidad de los datos: la nueva normativa establece que los datos deben ser revisados por el personal del establecimiento y la responsabilidad de que estos sean correctos será del anfitrión.

- Plazo de comunicación: no debe superar las 24 horas a partir de los siguientes momentos:

-- La realización de la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación.

-- El inicio de los servicios contratados.

2. Nueva plataforma: SES.Hospedajes

La principal novedad es el cambio de autoridad competente en la comunicación de los partes de entrada. Anteriormente, los establecimientos debían realizar esta comunicación a través de Hospederías de la Guardia Civil o de WebPol, aplicación de la Policía.

Desde ya, el envío de los datos deberá realizarse al Ministerio del Interior a través de su nueva plataforma: SES.HOSPEDAJES.

3. Nuevos datos de huéspedes a registrar

Otra de las novedades que ya está dando de qué hablar es la cantidad de datos necesarios a recoger durante el registro de huésped. El número de datos se ha ampliado a 17 en comparación a los 9 que eran obligatorios previamente con la anterior normativa.

Esto podría suponer algunas dificultades durante el registro ya que, además del tiempo extra gastado en recoger más información del huésped, los nuevos datos no se pueden extraer del DNI o documento de identificación. Por ello, ya hay establecimientos que están automatizando procesos y digitalizando el check-in para facilitar esta recogida de datos.

4. Aplicación en el territorio

El RD 933/2021 se aplica a todo el territorio español, con excepciones tanto en Cataluña como en País Vasco.

Para ambos la autoridad competente no cambia; habrá que continuar comunicando los datos del registro de huéspedes a los Mossos d’Esquadra en el caso de Cataluña, y a la Ertzaintza en País Vasco, en sus respectivas sedes electrónicas.

En cuanto a los datos a comunicar, en Cataluña se han reducido los datos obligatorios a 10 mientras que en País Vasco se mantiene el número de datos en 17 como en el resto del territorio.

5. Sanciones

El régimen sancionador se regirá por lo previsto en la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, clasificando las infracciones en leves y graves con multas de entre 100 € y 30.000 € según su gravedad.

Leves

- Irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros previstos en el real decreto.

- Realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido.

Graves

- Carencia de los registros documentales previstos en el real decreto.

- Omisión de las comunicaciones obligatorias.

Cómo adaptarse a la nueva normativa de registro de huéspedes

1. Para la recogida de datos de viajeros

Tal y como mencionamos anteriormente, muchos alojamientos optan por digitalizar el proceso de registro en el hotel e implementar el check-in online. Esto no solo facilita la recogida de los datos que no aparecen en los documentos de identificación, sino que ahorra tiempo permitiendo que sean los propios huéspedes quienes introduzcan sus datos.

2. Para el envío de datos de viajeros al Ministerio del Interior

En el caso del envío de estos datos recogidos previamente durante el check-in, se puede optar por realizar la subida de datos de forma manual en la aplicación web de SES.HOSPEDAJES.

Por otra parte, ya hay herramientas con las que realizar el envío de datos del registro de viajeros que están integradas con la aplicación SES.HOSPEDAJES. El envío se hace de forma automática e incluso detectan errores y avisan de cualquier posible incidencia en los datos del huésped.

Silvia Soler

Marketing Team Lead en Civitfun