¿Puedo escanear el DNI de mis huéspedes? Así debes hacerlo legalmente

En los últimos meses, con la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021 sobre el registro documental de viajeros, muchos establecimientos turísticos han recibido mensajes que han generado más dudas que certezas respecto a cómo deben tratar los documentos de identidad de sus clientes.

Desde MONLEX queremos aportar una visión clara, legal y tranquilizadora que ayude a los hoteleros a cumplir la normativa sin miedos innecesarios y aprovechando las ventajas de la digitalización.

¿Qué exige realmente la normativa?

El Real Decreto 933/2021 obliga a los establecimientos de hospedaje a recoger y registrar determinados datos de identificación del viajero, como el nombre, los apellidos, el número de documento, la nacionalidad, el domicilio, entre otros​.

Sin embargo, en ningún momento exige conservar una copia o imagen completa del documento de identidad. El establecimiento debe verificar la exactitud de los datos mostrándose el documento físicamente o facilitando su lectura, pero no conservarlo.

Este criterio es coherente con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)​y la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD)​, que exigen que el tratamiento de datos personales sea adecuado, pertinente y limitado a lo estrictamente necesario.

¿Está prohibido escanear el documento?

No, no está prohibido escanear. Lo que no se puede hacer es guardar una copia completa del documento (fotocopia, imagen escaneada, fotografía) si no es estrictamente necesario.

Sí es perfectamente legal:

- Utilizar sistemas tecnológicos (como OCR, escáneres de check-in digital) que extraigan automáticamente los datos exigidos,

- Sin conservar la imagen completa del documento una vez extraídos los datos,

- Cumpliendo los principios de minimización y limitación de la finalidad.

Este enfoque no sólo es legal, sino que además mejora la eficiencia, seguridad y calidad del servicio ofrecido al huésped.

¿Por qué ha surgido la confusión?

Algunas comunicaciones sectoriales se han centrado en advertir, correctamente, de la prohibición de conservar imágenes completas, pero no han explicado con claridad que el uso de tecnología OCR segura, respetando los principios de protección de datos, sí es totalmente válido.

Esta falta de matices ha generado entre los hoteleros un temor injustificado al uso de soluciones tecnológicas que, bien implementadas, cumplen la normativa y facilitan su operativa diaria.

¿Qué deberían hacer los establecimientos turísticos?

- Seguir utilizando sistemas de escaneo seguros, que:

* Extraigan únicamente los datos requeridos por el Real Decreto 933/2021,

* No almacenen la imagen completa del documento,

* No recojan más datos de los estrictamente necesarios.

- No conservar copias físicas ni digitales del documento de identidad.Formar al personal de recepción para aplicar correctamente este procedimiento.

- Contar con asesoramiento jurídico especializado para auditar y validar los sistemas utilizados.

Nuestro consejo: seguridad jurídica sin miedos

En un sector como el turístico, donde la agilidad y la confianza son claves, digitalizar el proceso de check-in respetando plenamente la normativa no solo es posible, sino altamente recomendable. Si tienes dudas sobre cómo adecuar el tratamiento de los datos de identidad en tu hotel o establecimiento turístico, no dudes en consultarnos.

Guillermo Caro

Abogado de MONLEX

gcaro@monlexabogados.es