Las tendencias que vienen en la gestión de viajes de negocios

Forum Business Travel ha presentado en Madrid y Barcelona las tendencias que van a marcar durante 2015 la relaciones entre los gestores de viajes de empresa y los proveedores del sector. La tecnología en movilidad, las garantías de seguridad para el viajero, las herramientas de autorreserva, el alza de tarifas hoteleras, la política de prevención, los servicios añadidos de las tarjetas de crédito, la gestión eficiente del taxi y la transparencia en el rent-a-car marcan el calendario de negociaciones.

Forum Business Travel ha culminado las sesiones de presentación de las tendencias que van a marcar el presente ejercicio en cuanto a las relaciones entre los proveedores del sector y sus empresas clientes.

Con un esquema participativo, en el que Forum Business Travel ha solicitado a sus más de 600 miembros un índice con sus principales inquietudes en la gestión de los viajes corporativos, algunos operadores de referencia como Amadeus, American Express Global Business Travel, Halcón Empresas, NH Hotel Group, Meliá Hotels International, Diners Club Spain, Intermundial, Enterprise Rent-A-Car o mytaxi han desgranado las claves en dos jornadas celebradas en Madrid y Barcelona.

Las presentaciones han contado además con la intervención de travel managers en activo con un conocimiento muy cercano de la evolución del mercado de los viajes corporativos. Entre otros, Forum Business Travel ha contado para su análisis con Santiago Cuesta, responsable de Compras de Scania Hispania; Richard Wolf, sourcing leader T&L EMEA de General Electric; Antonio P. Blázquez, travel manager de FIIAPP; Silvia Magdaleno, directora de Squeeze Travel; Josep Mª Guasch, director de Auditoría de Costes de Nortia Corporation; y Esperanza Martínez, Finance Travel Manager de T-Systems Iberia.

TECNOLOGÍA

“Atender a las necesidades de los viajeros, implementar la estrategia de movilidad y prestar más atención a las redes sociales representan los tres grandes frentes en los que se van a centrar las prioridades de las empresas este año”, según Jesús Ángel Cervantes, Corporations Account Manager de Amadeus España.

Además de ello, el cumplimiento de la política de viajes sigue siendo un factor crítico, por lo que las empresas se mantendrán especialmente vigilantes con el 20% de los empleados viajeros que realizan, por término medio, el 80% de los desplazamientos.

Aunque se persigue la generación de ahorros, estarán más orientados hacia la compra eficiente, no a los recortes, como en los años más duros de la crisis. Esto supondrá un rediseño de las políticas de viajes con criterios menos restrictivos, con estrategias door-to-door y con una tendencia clara a conciliar el Business Travel con la actividad MICE.

INTERMEDIACIÓN

“Mientras que en 2014, los desarrollos de las agencias especializadas en viajes corporativos centraron su atención en las soluciones para preparar los desplazamientos, en 2015 el foco está en las herramientas útiles durante el viaje, especialmente aquellas que fomentan la seguridad de los viajeros, la bidireccionalidad en la comunicación entre viajero y empresa, así como aplicaciones móviles que mejoran la experiencia de viaje y ofrecen máxima agilidad.” señala Carlos Gómez, Manager de Ventas en American Express Global Business Travel.

Los travel managers no solo querrán localizar a sus desplazados, sino que buscarán las herramientas más eficientes para comunicarse con ellos en todo momento. Para ello, sigue siendo eficiente la tecnología SMS, al no requerir de conexiones de datos en itinerancia o de redes wi-fi.

Según indica Javier Yebra, director de Consultoría de Halcón Empresas, “el modelo de gestión basado en la autorreserva, cuyo crecimiento ha sido espectacular en los últimos años, va a seguir subiendo durante este ejercicio. También lo harán las soluciones de movilidad y la tecnología para la gestión de riesgos y de la seguridad del viajero.”

ALOJAMIENTO

“La demanda hotelera va ligada a la recuperación general de la economía y de la renta per cápita. Desde este punto de vista, los precios hoteleros se están empezando a recuperar poco a poco, primero los dirigidos al cliente final, luego los de grupo y, por último, las tarifas negociadas con las empresas”, indica Javier Pardo, director Comercial de NH Hoteles.

Los aspectos clave de la negociación que van a pesar este año sobre los demás serán el nivel de servicio y las ubicaciones óptimas para cada empresa cliente; la magnitud, duración y estabilidad de los acuerdos; y el volumen de pernoctaciones. Los hoteleros están interesados en los contratos a largo plazo.

En este aspecto, el modelo de relación con más futuro es la aplicación de la mejor tarifa disponible (Best Available Rate, BAR) con un descuento. Como apunta Beatriz González Navarrete, responsable de Grandes Cuentas de Meliá Hotels International, “esta opción surge para evitar la disparidad de tarifas y para que el cliente tenga la seguridad de que está pagando el precio más barato que pueda encontrar en cualquier canal; es la mejor manera de proteger al usuario y a la agencia de viajes”.

MEDIOS DE PAGO / SEGUROS

“Tras la progresiva reducción de las comisiones forzada por los comercios y la ley que limita las tasas de intercambio que ha entrado en vigor en España en septiembre del año pasado, los márgenes de las tarjetas de crédito tienden a bajar aún más. Por ello, las compañías emisoras se verán obligadas a cobrar por los servicios prestados”, explica Pablo Montoya, director Comercial de Diners Club Spain.

Los medios de pago electrónico se han consolidado no sólo como instrumentos de financiación, sino como herramientas de seguimiento y control de gastos, gracias a los informes que generan y a sus mecanismos de conciliación con la contabilidad, algo esencial para las empresas. Los usuarios también valoran mucho los seguros asociados a la tarjeta. El debate sobre el posible cobro de los servicios extras está servido.

En lo que respecta a los seguros, la demanda exige “mayores esfuerzos en las políticas de prevención de las empresas y, por la parte de las aseguradoras, una estrategia de anticipación a posibles incidencias. Las herramientas de seguimiento y análisis de riesgos van a ser claves”, comenta Carlos Perelló, director Comercial de Intermundial.

TRANSPORTE

“Ante la proliferación del rent-a-car de bajo coste y los casos de mala praxis, los grandes operadores multinacionales están ajustando sus precios y personalizado sus propuestas. La tendencia para este año es mejorar la calidad del servicio, las garantías para el cliente y la transparencia”, avanza Enrique Martínez Sierra, gestor de Grandes Cuentas de Enterprise Rent-A-Car.

Frente a la gran atomización del mercado español, con más de 1.800 de pequeñas compañías locales que copan el 58% (en contraste con EEUU, donde las tres más grandes facturan el 95%), los clientes corporativos valorarán más a los operadores con presencia multinacional. También optarán por las ofertas que no supongan sobrecostes engañosos.

Otra de las grandes tendencias del año en el transporte terrestre es “la democratización de los servicios del taxi”, como subraya Manuel Gil, Promotion Manager de mytaxi. Dada la regulación de precios en la mayoría de los países, el auténtico valor estará en la gestión: ahorro de tiempo, reserva anticipada, servicio con facturación, recuperación del IVA, facilidad de uso vía APP, etc. En definitiva, habrá un mayor control sobre un gasto que en algunas empresas es muy alto y sobre el que no se realiza un control exhaustivo.