"La gestión del tiempo ayuda a reducir costes en los eventos corporativos”
13 diciembre, 2016 (14:26:05) 
• “Para lograr el éxito y la consecución de los objetivos marcados el consejo principal es elegir una empresa organizadora global y muy profesional”
• “Puede ser interesante contar con una figura mediática para promocionar un acto, pero sólo cuando estén marcadas las pautas. No antes”
Madrid, 13 de diciembre 2016
Según datos del ICCA (International Congress and Convention Association) del año 2014, España ocupa la tercera posición mundial en la organización de congresos con 275. Por delante, sólo tiene a Alemania (320) y a Estados Unidos (376). Este clasificación demuestra que España cuenta con las ciudades, las infraestructuras y el know how de empresas profesionales para ser la número uno mundial en la organización de reuniones corporativas en los próximos años. Para lograrlo, son factores clave la profesionalidad y los servicios ofrecidos por las empresas organizadoras de congresos, jornadas, viajes de incentivos de empresas y simposios. Josep Llobet, Director de Incentivos y Eventos en Grupo Pacífico, nos desvela en esta entrevista los elementos determinantes para garantizar el éxito de un acto corporativo.
Sin duda, la mejor garantía de éxito en la organización de una convención es que lo organice una empresa profesional y especializada. ¿Qué tareas son las principales que pueden asumir estas empresas y que le ahorran tiempo y quebraderos de cabeza al cliente?
Lo que una empresa como Grupo Pacífico puede aportar a la organización de un evento es el conocimiento global de toda su estructura, formado por un equipo humano sénior y experto. Con un solo interlocutor aunamos la logística, la comunicación y la tecnología, lo que transmite confianza a nuestros clientes.
La profesionalidad, personalización y especialización es un valor que se debe tener muy en cuenta en un sector cada día más globalizado. Ofrecemos confianza y transparencia, no somos solo unos intermediarios entre ellos y los proveedores finales. Somos suspartners para conseguir que el proyecto sea un éxito en su totalidad.
¿Y qué problemas o errores pueden ahorrar al cliente en la organización?
En base a una reunión inicial de briefing, les ayudamos a coordinar toda la gestión, la elección del destino de inicio, enfocar el objetivo final en base a sus necesidades reales, a rentabilizar la conferencia y a conseguir superar las expectativas que tenían creadas.
Aún así, seguro que el cliente también puede contribuir al éxito con algunas acciones que, por ejemplo, apoyen la difusión del mismo. ¿Puede poner algún ejemplo de acciones antes del acto, durante y después del mismo?
Si hilamos esta pregunta a la anterior, es básico conocer por ambas partes el objetivo de la reunión en sí. En base a ello se puede crear un hilo conductor para el acto que ayude a la difusión del mismo tanto internamente como de cara al exterior. Desde el save the datehasta el post-acto se pueden crear acciones vía plataformas y entorno 2.0, con el objetivo de conseguir la difusión prevista en las redes. Un buen community manager es muy importante para la correcta difusión del mismo.
Y en cuanto a la coordinación con la empresa contratada para gestionar el encuentro, ¿pueden dar a las empresas e instituciones que están planeando organizar el suyo algún consejo basado en su larga experiencia?
Es muy importante que cuando elijan un compañero de viaje para la organización tengan confianza plena en su experiencia y profesionalidad.
¿El trabajo de la empresa contratada finaliza una vez concluido o debe haber un acompañamiento posterior?
Una vez finalizado, siempre se hace una reunión de feedback para valorar si se han cumplido los objetivos marcados y la medición del mismo, así como establecer la línea a seguir en la próxima convención. El final de uno es el inicio del próximo.
¿Pueden establecer algunos tiempos mínimos en los que se aconseja iniciar los preparativos de un encuentro profesional?
En cuanto a los tiempos dependerán, evidentemente, de la tipología del acto. Si es un lanzamiento producto, congreso, viaje de incentivo...cada uno precisa de unos timmingsespecialmente marcados por la elección de venues y reserva de servicios. Una buena gestión del tiempo favorece la posibilidad de escoger entre varias alternativas, así como los procesos, y ayuda a reducir los costes del mismo con lo que se puede dar más por el mismo importe. Desgraciadamente, la mayoría de eventos ya se han convertido en last second.
La adaptación a las necesidades de cada cliente es una de las claves del éxito de un acto profesional. ¿Cuál es la estrategia para amoldarse a esas necesidades concretas?
Nuestra estrategia única es que los objetivos de nuestro cliente sean los nuestros, nos convertimos en sus colaboradores.
¿Qué papel debe jugar la tecnología para ayudarnos a mejorar nuestro congreso?
La tecnología se ha convertido en una herramienta indispensable en la gestión de cualquier tipo de congreso, conferencia o simposio. Desde Grupo Pacífico hace ya más de 10 años que apostamos por la tecnología creando nuestro propio equipo de IT. Entendimos que la tecnología es el futuro de la gestión del acto, dado que ayuda a la logística y a la comunicación del mismo. Las plataformas para gestión de simposios ysmall events son claves para nuestros equipos y para nuestros clientes, ahorran tiempo y optimizan costes.
¿La presencia de una figura mediática garantiza el éxito?
Lo primero que debe tener claro una empresa al decidir incluir en el programa una figura mediática es el por qué, con qué fin y que necesitan que aporte en base al enfoque predeterminado. Una vez marcadas las pautas es cuando se debe enfocar la búsqueda de dicha figura, no antes.
¿Cuáles son los mayores temores a la hora de organizar una conferencia? ¿Puede enumerar algunos consejos para evitarlos?
Los mayores temores que debe tener una empresa es no conseguir el éxito ni la consecución de los objetivos marcados. Para ello el consejo principal es elegir una empresa organizadora de eventos global y muy profesional que garantice la reacción a todos los imprevistos, y evitar el intrusismo para ahorrar costes. No somos sus intermediarios con los proveedores finales, sino que somos su colaborador para conseguir el éxito final de todo el proyecto. Debemos convencer al cliente que confíe en nosotros, ya que con un solo interlocutor gestionará todo el proceso evitando que tengan que mediar directamente con cada uno de los proveedores por separado.
Sobre Grupo Pacífico:
José Milán Herrera creó en 1980 la agencia “Viajes Pacífico”. Con una infraestructura inicial de apenas dos personas levantó poco a poco un grupo empresarial líder en su sector que emplea en la actualidad a más de 142 trabajadores repartidos en 5 oficinas: 2 en Barcelona, 1 en Madrid, 1 en Sevilla y 1 en Zaragoza. El enfoque especializado que Milán planteó en 1983 hacia la organización de congresos y eventos ha conseguido que a día de hoy, involucre a más de 205.000 asistentes en el año 2015.
Milán es un referente en el sector de organización de congresos y eventos a nivel internacional. Fue Presidente de OPC Cataluña durante ocho años, Vicepresidente de la Federación Española (OPC España). En el grupo turístico AVASA, ostenta también la Vicepresidencia. José Milán ha recibido numerosos premios y galardones en homenaje a su trayectoria profesional, el más reciente, el premio otorgado por Iberia Airlines en Fitur 2016 en reconocimiento al mayor vendedor en Cataluña.
Tras más de 36 años de experiencia en el sector, hoy en día Grupo Pacíficoofrece servicios integrales en organización de eventos, congresos, incentivos, comunicación, tecnología y viajes. Entre sus clientes se encuentran empresas de reconocido prestigio nacional e internacional de los sectores farmacéutico, automoción, seguros, petróleo, banca y alimentación, entre otros. Entre los valores de la empresa José Milán destaca “flexibilidad” en la organización y “fidelidad” con los clientes y proveedores.
En 2015, Grupo Pacífico organizó más de 2.080 eventos entre congresos, convenciones, presentaciones de producto, formaciones, reuniones corporativas, simposios, viajes de incentivo y workshops.