Alcanzar los objetivos jugando, lo último en gestión de viajes de empresa

Las empresas se han dado cuenta de que actuar como policías para que los viajeros se ajusten a la política marcada por la dirección cuando reservan sus viajes profesionales no da resultados ni obtiene ahorros. Por eso, las últimas tendencias recurren a técnicas de persuasión y gamificación, mucho más efectivas. España está empezando a subirse a este carro, con más recorrido en el mundo anglosajón, según las conclusiones de las últimas jornadas de Forum Business Travel en Madrid y Barcelona.

Convencer y persuadir por la vía de la comunicación interna o con premios e incentivos. Esa es la estrategia que están empezando a poner en marcha las empresas españolas para conseguir que los empleados se ajusten a las directrices de viaje, según un modelo que está más desarrollado en Estados Unidos y el mundo anglosajón en general. Los tiempos de reconducir a los viajeros frecuentes por la vía de la penalización están llamados a desaparecer.

Bajo el título “El arte de alinear al viajero con los objetivos de la empresa”, Forum Business Travel (FBT) ha celebrado en los últimos días sendas sesiones en Madrid y Barcelona con cerca de 150 travel managers. En ellas ha analizado las últimas tendencias en la gestión de viajes de negocios. El hecho es que, aunque las empresas viajeras se esfuerzan por conseguir buenos acuerdos con las aerolíneas, las cadenas hoteleras o los operadores de rent-a-car, los empleados no siempre siguen la política marcada. De ahí surgen las técnicas basadas en la persuasión y en la gamificación.

Como explica Merche Blanco, con larga experiencia como consultora de Travel Management en varias compañías multinacionales, “la clave de todo está en que los viajeros son ante todo personas, y que para llevarlas a tu terreno hay que tener mano izquierda y recurrir a técnicas innovadoras que consigan su implicación de manera positiva”.

Las acciones que están poniendo en marcha las empresas más avanzadas en este terreno tienen conexión con la tecnología. Es el caso del llamado Social Listening, que utiliza herramientas de gestión de redes sociales internas para escuchar las necesidades del viajero y proponer medidas con las que atenderlas. Otra fórmula que está teniendo éxito son los Open Travel Days, jornadas que algunas empresas dedican a exponer de forma interactiva las novedades de la política de viajes o aspectos que quieren reforzar.

Según la experta, “aunque es posible llegar a persuadir a alguien sin haberle convencido previamente, el resultado es muy poco sólido. Cuando esa persona se ponga a reflexionar tranquilamente, probablemente llegue a la conclusión que ha sido engañada, porque su decisión no la convence”.

Entre los recursos para ganarse al viajero también están los juegos. Google es uno de los casos de éxito estudiados por Forum Business Travel. La compañía norteamericana puso en práctica un sistema de premios para que los empleados no dejasen la liquidación de gastos de viaje para el último minuto. Tuvo una gran acogida. En Aon USA han recurrido a los servicios de Rocketrip, un software que incentiva a gastar menos en hoteles y aviones mediante retos basados en precios de mercado reales.

Como concluye Óscar García, socio cofundador de FBT, “cada empresa tiene que encontrar la propuesta que más se adapte a sus intereses y a las características de su plantilla, pero lo que está claro es que los tiempos de conseguir los objetivos por la vía de la represión han pasado a la historia”.