Los retos de Business Travel Management más allá de la pandemia

El papel de travel manager se verá reforzado después de la crisis, acompañado de la agencia de viajes como socio estratégico, ya que se espera un futuro muy incierto en que la información fidedigna, la elaboración de nuevos protocolos de seguridad y la creación de un escenario de confianza para recuperar los viajes serán determinantes. Estas son las conclusiones del webinar celebrado por Forum Business Travel.

La sesión online, celebrada el pasado jueves, fue todo un éxito de convocatoria, con más de 400 inscritos, de los que unos 300 la siguieron en directo. El webinar contó con la participación de Verónica Ocaña, travel manager del Grupo Álava; Alicia Sanz, travel manager de Cemex España; José Ángel Aguirre, director operativo de Recursos Humanos de ArcelorMittal; Cristina Suárez de Lezo y Victoria Pérez, gerente y manager de Viajes y Eventos, respectivamente, de Repsol; Pilar Lamas, corporate travel manager de Insud Pharma; Charles de Bonnecorse; director de Ventas para España de American Express Global Business Travel; y Federico Bueno, director de Grandes Cuentas de Globalia Corporate Travel.

Importancia del TM durante la crisis

-La seguridad ha sido la primera prioridad desde el brote. Las empresas han intentado anticiparse a las medidas que iba tomando el Gobierno. La coordinación entre los Departamentos de Salud y Recursos Humanos ha sido esencial.

-La emergencia ha cogido a todos desprevenidos. Lo más difícil ha sido localizar y coordinar a todos los viajeros y facilitarles la vuelta a casa, además de tramitar cambios, cancelaciones y reembolsos. Lo peor ha sido la gente que no ha podido salir de los destinos por el cierre de fronteras.

- Muchas empresas tenían instrucciones claras desde finales de enero de limitar los viajes. También han seguido la política de reservar tarifas reembolsables.

Vuelta a la ‘normalidad’

-Se impone un periodo más o menos largo de cautela. El modelo chino es, hoy por hoy, el único referente.

-Después de un proceso de contención, posiblemente vendrá un periodo de aceleración.

-Las nuevas tecnologías van a ganar aún más protagonismo, sobre todo en todo lo referido a la seguridad en viaje. Los gobiernos potenciarán la sostenibilidad y la digitalización en todas las actividades. Se van a generalizar los tests rápidos.

-El 11S cambió nuestra manera de viajar y ahora va a ocurrir lo mismo, posiblemente con consecuencias de mayor alcance.

-Las aseguradoras tendrán que ofrecer nuevas coberturas para los supuestos de pandemias.

-Los eventos de carácter interno se retomarán con cierta celeridad, aunque con estrictas medidas de protección, debido a la necesidad de los equipos de entrar en contacto tras el largo aislamiento

Relaciones proveedor-cliente

-Es necesaria la unión entre proveedores y clientes para enfrentarse a un escenario muy desconocido.

-La generación de nuevas sinergias y lazos más estrechos, más allá de los contratos, serán esenciales para salir de la crisis entre todos.

-En panoramas tan desoladores como el actual también se aprende. Ha ocurrido con otras emergencias, como el SARS, la gripe aviar, el 11S o el volcán islandés.

-Los travel managers tienen que contribuir a transmitir serenidad a los viajeros cuando los vuelos empiecen a operar y los hoteles vuelvan a abrir. Ahora más que nunca hay que trabajar en equipo.

Reactivación por regiones

-Va a ser clave la respuesta de cada país. Aunque la salud es lo más relevante, no se puede dejar caer la economía. Encontrar el equilibrio será muy difícil.

-Los países tienen que facilitar medidas que faciliten el movimiento: certificados, test rápidos, salvoconductos digitales.

-Las dinámicas de consumo van a cambiar. Va a ser difícil vencer la desconfianza de los viajeros. Sanidad y turismo tienen que ir de la mano. Tiene que haber mucha información previa para afrontar los desplazamientos.

-Dentro de España será más fácil. La movilidad en el extranjero dependerá de la situación en el país de origen y de destino.

-Aunque se recupere la movilidad, no se van a permitir grandes concentraciones durante bastante tiempo.

Comunicación interna

-En general, las empresas han realizado un gran esfuerzo por informar y transmitir todas las recomendaciones, así como para coordinar departamentos y equipos.

-La telepresencia tendrá más relevancia en el futuro.

Agencias de viajes

-Las agencias de viajes han conseguido transformar su organización interna para dar servicio telemático a sus clientes en un tiempo récord.

-La intermediación experta, de calidad y con visión estratégica va a ser más necesaria que nunca.

-El rol del travel manager saldrá reforzado en esta crisis. Su política, su conocimiento va a ser fundamental y, con él, la agencia de viajes como partner preferente.

-El viajero necesitará más información. Los riesgos sanitarios se van a revisar, así como las condiciones de las pólizas.