Cómo afrontar la nueva normalidad en el Business Travel, según los gestores de viajes

¿Cómo será la vuelta a normalidad? ¿Quién decidirá cuándo, cómo y a dónde se viajará en las empresas? ¿Qué capítulos se revisarán en los planes de contingencia? ¿Cómo serán las relaciones con los proveedores cuando reanuden su actividad? Los travel managers reunidos en un webinar organizado por Forum Business Travel, vaticinan algunos cambios en el sector a corto y medio plazo.

El webinar, dividido en dos sesiones reunió por parte de los gestores de viajes de empresa a José Antonio Piquer (Universitat de Barcelona); Marian Caturla (Prosegur); Raquel Gutiérrez (American Express GBT-Naturgy); Juan Manuel Blanco (FCC), Cristina Badía (Abertis); y Esperanza Martinez (T-Systems). Las sesiones fueron moderadas por Natalia Ros y Óscar García, socios fundadores de Forum Business Travel.

¿Cómo será la vuelta a la nueva normalidad?

-La vuelta dependerá de la capacidad de cada empresa para reactivarse. El viajero tiene que estar muy bien informado.

-El Business Travel va a arrancar el primero, de una forma escalonada, y luego el vacacional. El último segmento del turismo en recuperar la actividad será el MICE.

-El Covid-19 ha llegado para quedarse, nos guste o no. Cambiarán todos los protocolos. Habrá otra forma de vivir. Tenemos que prepararnos y preparar a las organizaciones.

-Los TMs tienen que ganarse la confianza de los viajeros para que viajen. El duty of care se ha convertido en una responsabilidad primordial en las empresas.

¿Quién va a decidir a partir de ahora si se viaja, a dónde se viaja y cómo se viaja?

-Mientras no esté controlada la pandemia, serán los comités de salud los que decidan si se viaja y en qué condiciones.

-La estrategia se construirá en función de la necesidad de negocio y de los requisitos para los desplazamientos: permisos, visados, cuarentenas, situación sanitaria…

-Se extremarán los protocolos de seguridad, con certificaciones virus free y pasaportes sanitarios biológicos.

¿Qué consecuencias puede tener la situación financiera de los proveedores tras el periodo de inactividad?

-Las empresas revisarán su panel de proveedores, porque algunos no podrán seguir prestando sus servicios. En principio, los grandes tienen más posibilidades de resistir. Se prevén cierres y fusiones. El músculo financiero de cada uno será fundamental.

-Proveedores y clientes van todos en el mismo barco. La flexibilidad y la colaboración van a ser muy importantes a partir de ahora. Es el momento de ser fieles a los proveedores.

-Hay indicadores que vaticinan una bajada de los precios, debido a la baja demanda, la caída del precio del petróleo, etc.; mientras que otros apuntan más hacia una subida, por la reducción de aforos, las medidas añadidas de seguridad o la escasez de oferta.

¿En qué aspectos debería traducirse la flexibilidad por ambas partes para permitir la recuperación después de la crisis?

-Los proveedores pedirán acuerdos a más largo plazo y con un compromiso de fidelidad mayor, a cambio de flexibilidad y más servicios.

-Es el momento de ayudarse mutuamente. Hay que revisar muy bien todos los planes de prevención. Los seguros van a ser muy importantes.

-Las medidas de seguridad de los proveedores van a ser fundamentales para evitar el contacto humano, algo tan inherente a los viajes, por otro lado.

¿Qué capítulos tendrán que ser revisados en los planes de contingencia?

-El riesgo cero es imposible. Hay que aprovechar la oportunidad para revisar los planes para detectar qué cosas no han funcionado en caso de pandemia.

-El duty of care va a ser esencial, sobre todo en el caso de los viajeros que contratan servicios al margen de la agencia de viajes.

¿Cómo introducir mayor dinamismo y capacidad de respuesta en las políticas de viajes frente a situaciones de emergencia?

-Es necesaria una revisión permanente de la situación para establecer estrategias y protocolos.

-La respuesta de las agencias de viaje especializadas ha sido muy superior a las expectativas.

-Seguridad frente a privacidad: se reabre con fuerza el debate sobre la obligatoriedad o no de los registros de los viajeros en los servicios de geolocalización.

¿Cómo evolucionará la comunicación interna para mejorar la organización de las empresas?

-En comunicación va a haber una revolución, con nuevas aplicaciones para incrementar la comunicación interna a los empleados.

-Estamos descubriendo nuevas formas de trabajar.

-Las herramientas de comunicación telemática están ayudando mucho.

-El entorno virtual ha venido para quedarse más allá de la crisis actual.