Cinco Consejos para preparar el Programa de Viajes para la Nueva Normalidad

Estos momentos de incertidumbre en los viajes son una gran oportunidad para que los equipos de viajes corporativos preparen sus programas de viaje de cara al futuro. Hay cinco puntos a tener en cuenta:

Reforzar nuestro Duty of Care

A medida que la situación con la COVID-19 ha ido evolucionando, algunas compañías han descubierto puntos débiles en sus programas de viajes en cuanto a duty of care, mientras que los ejecutivos reconocen la importancia de contar con uno. Los travel managers y los equipos de seguridad deben revisar qué ha funcionado y qué no, antes de decidir cómo construir un programa más consistente.

Para comenzar hay que observar el protocolo de seguimiento del viajero: ¿cómo han funcionado los procesos y la tecnología? ¿Ha habido alguna dificultad para contactar con los viajeros o ha sido sencillo? ¿Cómo ha ayudado la empresa a los viajeros impactados y qué se puede hacer para mejorar su experiencia en el futuro? ¿Les mantuvieron al tanto de la situación con actualizaciones en cuanto a viajes y sanidad?

Para obtener esta información, los travel managers pueden consultar con los viajeros para identificar cualquier fisura. También es un buen momento para priorizar tareas que a menudo se pasan por alto, como asegurarse de que la información del perfil de los viajeros esté actualizada o asegurarse de que los empleados entiendan por qué existe una política de viajes y cómo les protege.

Crear una Política de Viajes para el futuro

Las empresas tienen que saber dónde se encuentran sus empleados cuando viajan por negocios. También es necesario ser capaz de rastrear a dónde planean ir en el futuro para reducir los viajes innecesarios a destinos de alto riesgo. Utilizando tecnología de aprobación previa al viaje, las empresas pueden revisar los itinerarios de los empleados antes de que puedan incurrir en infracciones; además, los viajes a destinos de alto riesgo se pueden señalar automáticamente.

Las compañías deberán planificar cómo gestionar los viajes de negocios mientras los países y las aerolíneas empiezan a levantar las restricciones. Los empleados también necesitarán saber cómo gestionar los reembolsos y los cupones de los proveedores. Cuando comenzaron los movimientos de repatriación, algunas compañías tuvieron dificultades para localizar a los empleados que habían reservado fuera de los canales aprobados; el cumplimiento de las políticas y las estrategias para hacerlas cumplir, por lo tanto, cobran un nuevo nivel de importancia.

Diseñar un plan para gestionar reembolsos y billetes de avión no utilizados

Según la Asociación Internacional de Transporte Aéreo, las aerolíneas son responsables de 35 mil millones de dólares en billetes que no han sido utilizados a nivel global, lo que puede implicar que las empresas necesiten identificar vales y reembolsos de sus empleados por valor de millones de dólares. Si bien algunas aerolíneas están ofreciendo cupones a los consumidores, las agencias de viajes corporativos (TMC) responsables de los viajeros de negocios tienen más capacidad para negociar reembolsos, si así lo desean. La gestión de reembolsos y cupones requerirá una supervisión muy estrecha. Algunas TMC tienen sistemas de administración de crédito que cuentan con información de reembolsos, exenciones y comprobantes, lo que facilita ver cuántos billetes no utilizados tienen.

Conectar con los proveedores para ahorrar en viajes futuros

Las compañías tienen la oportunidad de negociar buenos precios debido a que las tarifas han disminuido. Según The Dollar Flight Club, que analizó los precios de las tarifas aéreas después del 11 de septiembre para ayudar a diseñar su pronóstico, ha predicho que las tarifas aéreas caerán un 35% en 2021. A modo de comparación, los precios de las tarifas aéreas cayeron un 18% después del 11 de septiembre y un 21% durante la recesión de 2007. Si bien las tarifas hoteleras también pueden reducirse, es posible que negocien los extras, como la normativa de cancelación flexible o los amenities. Consolidar las relaciones con los proveedores es otra ruta que las empresas pueden seguir para optimizar sus programas. En cualquier caso, es el momento de ponerse en contacto con los proveedores y trazar un camino de beneficio mutuo.

Prepararse para un crecimiento de los viajes de negocios

Mientras el volumen de viajes vuelve a los niveles anteriores, habrá un período de transición y ajuste. Los países levantarán las restricciones a diferentes velocidades y las normativas de los proveedores pueden cambiar más frecuentemente. Los chequeos de salud y los procesos de distanciamiento social pueden cambiar según el país, el aeropuerto, el hotel o la estación de tren.

Los equipos de viajes corporativos necesitan estar al tanto de todos los cambios y hacer lo necesario para transmitir la confianza a sus viajeros. La búsqueda proactiva de feedback por parte de los viajeros puede ayudar a la planificación. Las iniciativas que potencien el bienestar se deben priorizar. Aprovechemos esta oportunidad para poner a punto el programa de viajes.