La virtualización de los eventos a raíz de la pandemia

Industrias como la del turismo o la encargada de realizar convenciones, reuniones, exhibiciones y eventos (MICE, por sus siglas en inglés), han sufrido impactos altamente negativos desde que inició la pandemia en todo el mundo. La cancelación o aplazamiento de actividades multitudinarias, a nivel global, dio como resultado que el sector hubiese tenido que reaccionar con una especial resiliencia frente a la crisis, por ejemplo, con la innovación de formatos que permitan la realización de actividades por medio del uso de las nuevas tecnologías para ayudar a garantizar la salud de los participantes.

Los eventos tradicionales con asistencia de público que, en muchas ocasiones, son convocadas personas de otras ciudades o países están cancelados o trasladados en fecha, lo que genera dificultades económicas a la industria.

Elsa Soro, docente investigadora de Ostelea, Tourism Management School y doctora en ciencias del lenguaje y de la comunicación, indicó al respecto: “Desde antes de la pandemia se estaban utilizando técnicas como el holograma o imágenes tridimensionales creadas por un rayo láser que graba microscópicamente una película fotosensible para cortar distancias y garantizar la presencia en la ausencia, el salto hacia la digitalización, la realidad virtual y la inteligencia artificial se ha acelerado por la crisis sanitaria. Pese a la gran pérdida económica por las cancelaciones de eventos y el pago de multas, el sector no solo no ha parado, sino al contrario también está haciendo cambios disruptivos más rápidos”.

Un estudio de Ostelea con diferentes representantes del sector tiene como objetivo conocer cómo está transformándose la industria para seguir adelante ante la situación y de alguna manera mantener la empleabilidad y poder evolucionar. Uno de los profesionales que han participado, es el doctor Christopher Dutt, profesor de The Emirates Academy of Hospitality Management, quien se mostró en sintonía con Soro y confirmó que el sector de los eventos ha volcado su interés en la inteligencia artificial, robótica y el blockchain, donde ya hay muchos casos de aplicaciones de estas herramientas como tal. El experto, agregó que también se presenta una tendencia para usar la gestión electrónica de documentos para reducir los “touch services”.

En la misma línea Anna Verdú, socia y directora de operaciones en Barter Partnership, indicó que el “uso de tecnologías y plataformas para la realización de meeting online difícilmente sustituyen a las entrevistas o reuniones presenciales. Sin embargo, las tecnologías permiten entrar en contacto con aquellas personas que no se pueden desplazar y se abre la posibilidad de mantener la actividad económica”.

Verdú, fue más allá y habló sobre la alternativa de realizar eventos híbridos con medidas de seguridad y oportunidades. Ella, aclaró que la situación actual lleva -sin lugar a dudas- a plantear formatos híbridos, los cuales dan viabilidad a reunir a grandes audiencias online y participaciones limitadas o selectivas en la parte presencial. En referencia a la seguridad para la presencialidad, aclaró que tiene que ser tomada por las organizaciones que celebran eventos e implementar protocolos muy estrictos.

Por ejemplo, expuso el caso de Biz Barcelona y Rebuild, que demostró que es posible organizar eventos presenciales, tomando las medidas de seguridad necesarias, adaptando los formatos y eso no tendría diferencia -desde su punto de vista- de una visita a un centro comercial por la cantidad de gente conviviendo en un mismo espacio cerrado. Barter, también ha realizado eventos totalmente digitales y han planteado diferentes acciones a través de la oferta online. Estas estrategias han permitido ver las oportunidades de negocio desde otra perspectiva y detectar cuáles son los temas de interés de los clientes como presentaciones de nuevos productos e incluso prospección de nuevos mercados.

Por su parte, Eric Mottard, director general de Eventoplus, advierte que lo hibrido debe ir más allá de la presencialidad y la virtualidad al hablar de casos como los hoteles (piezas claves dentro de MICE), los cuales -por ejemplo- han llevado un modelo híbrido y multisede, táctica que ya fue puesta en marcha por una cadena reconocida de hoteles. Se trata de la creación de una red de instalación fija en sus establecimientos que permiten retransmitir reuniones de forma simultánea en todas sus sedes alrededor del mundo, entonces hay un componente de presencialidad controlado en cada ciudad que evita aglomeraciones de personas de diferentes partes del mundo en una sola instalación. En un escenario de normalidad durante la pandemia esas innovaciones tienen buenas probabilidades de ser un éxito.

“Otro ejemplo de esto es la tendencia que se está afirmado y con buenos resultados denominada teambuilding; es la facilitación de una sesión de taller gastronómico facilitado por un chef que, en tiempo real, prepara una receta, conectado a través de Zoom a las diferentes sedes, se puede aplicar a diferentes actividades, la esencia está en la conexión con audiencias en diferentes partes. Otro caso son las catas virtuales con un sommelier, donde se explican las características del producto en tiempo real, mientras que los clientes lo saborean. Los retos para este tipo de eventos están ligados mayoritariamente al envío y distribución de los productos requieren un especial cuidado”, concluyó Mottard.