La importancia de los agentes de viajes en la organización de congresos

“La importancia de una Agencia de Viajes en el Turismo de Reuniones” fue la conferencia ofrecida por Fernando Cambón, tesorero de la Asociación Uruguaya de Agencias de Viajes (AUDAVI) y Graciela Sánchez, presidenta de la Asociación Uruguaya de Organizadores de Congresos y directora de la agencia de viajes Le Monde Tourisme.

Sánchez destacó que las tareas de organizadores y agentes de viajes no deben superponerse, resaltó que “las agencias de viajes están avaladas por el Ministerio de Turismo y las OPC no” por lo que “no debería ser tarea de un OPC el contrato directo con hoteles”.

Además, mencionó, “los pasajes se pueden comprar por Internet” pero por esa vía “no se conocen las multas por cambios de boletos, no hay nadie que asesore; un OPC debe trabajar junto a una agencia de viajes”.

Fernando Cambón, por su parte, señaló que “las agencias de viajes asesoran, tienen un análisis previo, un razonamiento y están protegidas; conocen cuando hay ofertas, boletos aéreos con anticipación, y conocen los mejores itinerarios para traer un conferencista a un congreso”.

Graciela Sánchez en el 11° Congreso de Audoca hizo recomendaciones sobre el realcionamiento entre OPC y agencias de viajes.

Desde su perspectiva, si bien los tickets electrónicos suponen una ventaja “más aún se necesitan profesionales que orienten”. La agencia de viajes no suma costos a la organización sino que “es un proveedor más” que “optimiza el trabajo” y que por su naturaleza “es el principal proveedor”, explicó Cambón. 

“Hay eventos que se determinan por el valor; los hoteles dan una tarifa al OPC y por un operador turístico o agente de viajes se consigue otra tarifa”, manifestó el agente de viajes y directivo de AUDAVI.

“Antes, cuando no existían los OPC los agentes de viajes eran quienes organizaban los congresos, pero no tenían la posibilidad que hoy tiene la OPC de la difusión, sobre todo de la difusión previa”, relató.

En este sentido, Graciela Sánchez apuntó que “es muy diferente” la tarea del OPC y del agente de viajes mientras que Cambón puntualizó que cada uno trabaja en su rol sin “acaparar” las tareas.

Un consejo sobre pasajes que dio Sánchez fue “nunca comprar una ‘oferta’ para un conferencista; muchos boletos no tienen cambio y la multa es mayor al costo del boleto además de que no se pueden hacer up-grade con clase E, conocer las restricciones es muy importante”.

La presidenta de AUDOCA dijo que es necesario hacerle saber a la agencia de viajes cuando un pasaje es para un conferencista: “esto determina el precio de los boletos, se llama a licitación, se pueden pedir tres precios”.

También es recomendable preguntarle al conferencista si tiene preferencia por alguna aerolínea y solicitar copia del pasaporte para emitir pasajes “porque no hay cambio cuando hay diferencia de nombres”.